# KI-Telefonassistent für Kanzleien Quelle: https://terminio.ai/de/branchen/kanzleien/ki-telefonassistent KI-Telefonassistent für Kanzleien: geht ran, wenn das Sekretariat im Fristenstress steckt, fragt nach Steuern oder Recht und bucht. Deutsche Rufnummer inklusive. Geht ran, wenn du im Mandantengespräch sitzt, fragt nach Steuern oder Recht und trägt den Termin ein. Ein KI-Telefonassistent für Kanzleien nimmt Anrufe an, während du im Mandantengespräch sitzt: Er fragt nach Steuern oder Recht, prüft live freie Zeiten und bucht direkt in deinen Kalender. Bei terminio.ai gehört er zu Pro Voice, mit deutscher Rufnummer und 200 Gesprächsminuten, ohne Einrichtungsgebühr, in rund zehn Minuten eingerichtet. ## Ein Anruf. Und das Sekretariat bleibt bei der Frist. - Online gebucht, am Telefon gebucht: ein Kanzleikalender. Viele Mandanten buchen lieber abends über deinen Link: Erstberatung oder Besprechung wählen, Berater wählen, Zeit wählen, ohne Konto. Wer lieber anruft, landet beim Assistenten. Beides steht in derselben Minute im selben Kalender, für das Sekretariat und jeden Berater. - Honorar am Telefon. Pauschale vorab bei der Erstberatung. Fragt jemand, was eine Erstberatung kostet, nennt der Assistent das Pauschalhonorar, oder sagt, dass es vom Aufwand abhängt. Du entscheidest. Die Vorabzahlung legst du pro Leistung fest: bei der Erstberatung über Stripe, beim Jahresabschluss-Termin des Stammmandanten nichts. - Geht ran, wenn das Sekretariat nicht kann. Im Mandantengespräch, in der Woche vor der Frist, nach Feierabend: Der Assistent meldet sich mit dem Namen deiner Kanzlei und deiner Begrüßung. Er vergibt Termine und nimmt Rückrufwünsche als Nachricht auf. Rechts- oder Steuerrat gibt er nicht, und über das Mandat spricht er nicht. - Am Telefon gebucht, per WhatsApp bestätigt. Ein Termin, den der Assistent bucht, läuft wie jede Online-Buchung: WhatsApp-Bestätigung sofort, Erinnerung am Vortag, von deiner Nummer, in deinen Worten, mit der Bitte um Belege oder den Vertrag. Wer absagt, gibt die Stunde frei, bevor sie verfällt. - Er weiß, welcher Berater wann frei ist. Der Assistent schaut live in den Kanzleikalender: Sprechzeiten je Berater, dreißig Minuten für die Erstberatung, neunzig für den Jahresabschluss-Termin. Wünscht sich ein Mandant seine Steuerberaterin, versucht er, genau sie einzuplanen. Doppelbuchungen gibt es nicht. - Jeder Anruf in der App. Auch am Handgelenk. Nach jedem Anruf steht in der App eine Zusammenfassung mit Ergebnis und Dauer, Rückrufwünsche in einer eigenen Liste. Web-App im Sekretariat, App auf iPhone und Android, Smartwatch am Handgelenk: Du liest nach, wenn der Mandant gegangen ist. ## Häufige Fragen **Was passiert, wenn es klingelt und ich im Mandantengespräch sitze?** Du gehst nicht ran, und nach dem Klingeln übernimmt der KI-Telefonassistent. Er meldet sich mit dem Namen deiner Kanzlei, fragt nach Erstberatung, Steuern oder Recht, prüft freie Zeiten und trägt den Termin ein. Die Zusammenfassung liest du in der App, wenn der Mandant gegangen ist. **Gibt der Assistent am Telefon Auskunft zu Fristen oder laufenden Mandaten?** Nein. Der KI-Telefonassistent für Kanzleien vergibt Termine und nimmt Nachrichten auf, mehr nicht. Fragt jemand nach einer Fristverlängerung oder einer Klage, sagt er, dass der Berater das im Termin klärt, und notiert den Rückrufwunsch. Nur Antworten, die du hinterlegt hast, etwa zu Anfahrt oder Parken, gibt er weiter. **Woher weiß er, ob es um eine Steuersache oder eine Rechtssache geht?** Er kennt deine Leistungen mit Dauer und Honorar, so wie du sie angelegt hast: Erstberatung, Steuererklärung Besprechung, Jahresabschluss-Termin, Vertragsprüfung. Er fragt nach, was noch fehlt, etwa ob es um eine private Steuersache oder um das Unternehmen geht, und bietet nur Zeiten an, die im Kalender wirklich frei sind. **Brauche ich für den KI-Telefonassistenten eine neue Kanzleinummer?** Nein. Du bekommst eine deutsche Rufnummer von terminio, deine bisherige bleibt auf der Website, im Briefkopf und bei Google. Du setzt nur eine Rufumleitung, zum Beispiel für den Fall, dass im Sekretariat niemand abhebt. Im Pro Voice Plan ist die Rufnummer inklusive, dazu 200 Gesprächsminuten im Monat. **Wie steht es bei einem Anruf um die Verschwiegenheit?** Der Assistent fragt nach Name, Handynummer und Wunschtermin, nicht nach dem Sachverhalt. Gespeichert werden Termin und die Nachricht, die der Anrufer hinterlässt, keine Akten, keine Schriftsätze. Alles liegt auf Servern in der EU, Auftragsverarbeitung inklusive. Deinen Kalender sieht nur, wer in der Kanzlei dafür freigegeben ist. **Geht er auch abends und am Wochenende ran, wenn die Kanzlei zu ist?** Ja. Der KI-Telefonassistent für Steuerberater und Anwaltskanzleien hat keine Öffnungszeiten. Du legst fest, wann er übernimmt: immer, erst wenn niemand abhebt oder nur außerhalb der Bürozeiten. Dann weiß er, dass die Kanzlei zu ist, verweist nicht auf das Sekretariat und bucht die Erstberatung für nächste Woche trotzdem. **Was kostet ein KI-Telefonassistent?** Am Markt zwischen rund 30 € und mehreren Hundert Euro im Monat, je nachdem, ob je Minute, je Anruf oder pauschal abgerechnet wird und ob die Rufnummer extra kostet. Bei terminio.ai ist der KI-Telefonassistent für Kanzleien in Pro Voice enthalten: 129,99 € im Monat, deutsche Rufnummer und 200 Gesprächsminuten inklusive, jede weitere Minute 0,25 €. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar. **Gibt es einen kostenlosen KI-Telefonassistenten?** Dauerhaft kostenlos gibt es ihn praktisch nirgends, weil Rufnummer und Gesprächsminuten den Anbieter Geld kosten. Was es gibt, ist ein kostenloser Einstieg: Bei terminio.ai legst du mit Free ohne Zahlungsdaten los, mit Buchungsseite, Kalender und App. Der KI-Telefonassistent für Kanzleien kommt mit Pro Voice dazu, ohne Einrichtungsgebühr und ohne Mindestlaufzeit, monatlich kündbar. **Was kann ein KI-Telefonassistent?** Er geht ran, während du im Mandantengespräch sitzt, meldet sich mit dem Namen deines Betriebs und erledigt das Anliegen: Er fragt nach Steuern oder Recht, prüft freie Zeiten in deinem Kalender, bucht, verschiebt und sagt ab. Er weiß, wie lange ein Erstgespräch dauert, und bietet nur passende Lücken an. Was er nicht lösen soll, leitet er an dich weiter oder nimmt Name, Nummer und Anliegen als Rückruf auf. Nach jedem Gespräch steht eine Zusammenfassung in der App. --- terminio.ai ist eine Online-Terminbuchung für kleine Betriebe mit WhatsApp-Erinnerungen und KI-Telefonassistent, ab 0 € im Monat, gehostet in der EU. Anbieter: terminio.ai UG (haftungsbeschränkt), Großschönau, Sachsen.