# Terminerinnerung: Definition Quelle: https://terminio.ai/de/glossar/terminerinnerung · Stand: 2026-09-06 ## Definition Eine Terminerinnerung ist eine Nachricht oder ein Anruf, der einen Kunden kurz vor einem gebuchten Termin an Datum, Uhrzeit und Ort erinnert, per WhatsApp, SMS, E-Mail, Push-Nachricht oder Telefon. Sie wird meist automatisch von der Terminsoftware verschickt und nennt in der Regel auch, wie der Termin abgesagt oder verschoben werden kann. ## Wie eine Terminerinnerung funktioniert Der Ablauf ist bei jeder Terminsoftware ähnlich. Mit der Buchung steht der Termin im Kalender, und die Software plant die Erinnerung zu einem festen Zeitpunkt davor ein, etwa 24 Stunden vorher. Zu diesem Zeitpunkt setzt sie Name, Datum, Uhrzeit und Leistung in eine Textvorlage ein und verschickt die Nachricht über den gewählten Kanal. Wird der Termin verschoben, wandert die Erinnerung mit. Wird er abgesagt, fällt sie weg. Die Kanäle unterscheiden sich in Reichweite und Aufmerksamkeit. Eine E-Mail kostet nichts, bleibt aber oft ungelesen liegen. Eine SMS wird gelesen, kostet je nach Anbieter aber pro Nachricht. Eine Push-Nachricht setzt voraus, dass der Kunde eine App installiert hat. WhatsApp erreicht die meisten Kunden dort, wo sie sowieso hinschauen, und lässt sie direkt antworten. Ein Anruf ist persönlich, aber teuer, weil jemand ihn führen muss. Der Inhalt entscheidet, ob die Erinnerung wirkt. Sie sollte kurz sein und alles nennen, was der Kunde zum Erscheinen braucht: was, wann, wo. Dazu gehört ein Weg zum Absagen oder Verschieben, am besten mit der Stornierungsfrist. Wer nicht kann, soll das mit einem Tipp erledigen können, statt anrufen zu müssen. Dann wird aus der Absage eine freie Zeit, die noch jemand anders buchen kann. - Zeitpunkt: Üblich sind 24 Stunden vorher, oft ergänzt um eine Woche oder zwei Stunden vorher. - Kanal: WhatsApp, SMS, E-Mail, Push-Nachricht oder Anruf, je nach Kundschaft und Kosten. - Inhalt: Name, Leistung, Datum, Uhrzeit, Ort und der Weg zum Absagen oder Verschieben. - Stornierungsfrist: Bis wann kostenlos abgesagt werden kann, steht in der Nachricht. - Status: Die Software zeigt, ob die Erinnerung geplant, gesendet oder fehlgeschlagen ist. ## Warum eine Terminerinnerung für Betriebe mit Terminen zählt Die meisten No-Shows entstehen nicht aus Absicht. Der Termin wurde vor drei Wochen gebucht, der Zettel ist weg, der Tag anders gelaufen. Eine Erinnerung holt den Termin zurück ins Gedächtnis, kurz bevor er zählt. Je nach Branche und Kundschaft sinkt die Zahl der verpassten Termine mit automatischen Erinnerungen in der Regel deutlich, oft um ein Drittel bis zur Hälfte. Bei einem vollen Kalender ist das jede Woche ein Stuhl, der sonst leer bliebe. Der zweite Effekt ist leiser, aber genauso wichtig: Wer rechtzeitig erinnert wird und nicht kann, sagt ab. Aus einem No-Show wird eine freie Zeit, die ein anderer Kunde noch bekommt. Und für dein Team fällt eine Aufgabe weg, die niemand gern macht: die Liste für morgen durchtelefonieren. Die Software erinnert, der Kunde bestätigt oder sagt ab, du siehst den Stand im Kalender. ## Grenzen und worauf du achten solltest Eine Erinnerung ersetzt keine Verbindlichkeit. Wer bei der Buchung nichts zugesagt hat, bleibt trotz Nachricht manchmal weg. Für teure oder lange Leistungen hilft eine Anzahlung mehr. Und eine Erinnerung ist nur so gut wie der Kalender dahinter: falsche Uhrzeit, alte Nummer, verschobener Termin ohne Aktualisierung, dann erinnert die Software an etwas, das so nicht stattfindet. Beim Datenschutz gilt: Eine Terminerinnerung gehört zur Erfüllung des gebuchten Termins und ist in der Regel ohne eigene Einwilligung zulässig, wenn der Kunde den Kanal selbst angegeben hat. Vorsicht bei sensiblen Inhalten: Die Nachricht sollte keine Diagnosen oder Behandlungsdetails nennen, nur den Termin. Mit dem Anbieter der Software gehört ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung dazu, und die Daten sollten in der EU liegen. - Kanal, den Kunden wirklich nutzen: Was ungelesen bleibt, erinnert nicht. - Absagen mit einem Tipp: Ohne einfachen Weg wird aus der Erinnerung keine freie Zeit. - Kosten pro Nachricht: SMS und manche WhatsApp-Anbieter rechnen je Nachricht ab. - Eigene Nummer statt Sammelnummer: Kunden antworten lieber einer Nummer, die sie kennen. - Keine sensiblen Inhalte: Termin ja, Behandlung nein. ## So macht es terminio.ai Bei terminio.ai laufen Terminerinnerungen über WhatsApp, von deiner eigenen Nummer. Du verbindest dein WhatsApp per QR-Code in der App, legst die Sequenz fest, etwa eine Woche, 24 Stunden und 2 Stunden vorher, und schreibst den Text so, wie du sprichst. Name, Datum, Uhrzeit und Leistung setzt terminio beim Versand ein. Antworten landen in deinem WhatsApp-Chat. Im Kalender steht bei jedem Termin, ob die Erinnerung geplant, gesendet oder fehlgeschlagen ist. Jede Buchung löst automatisch eine Bestätigung aus, egal ob sie über die Buchungsseite, den Telefonassistenten oder von Hand in den Kalender kommt. Kosten pro Nachricht gibt es nicht. Im Free-Plan sind 50 Buchungen und 5 WhatsApp-Erinnerungen im Monat für 0 € enthalten, mit Pro für 19,99 € im Monat sind Erinnerungen unbegrenzt. Keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Hosting in der EU. ## Häufige Fragen **Was kostet eine Terminerinnerung?** Das hängt vom Kanal ab. E-Mail ist meist kostenlos, eine SMS kostet je nach Anbieter einige Cent, WhatsApp wird je nach Anbieter pro Nachricht oder pauschal abgerechnet. Bei terminio.ai kostet keine Nachricht extra: 5 Erinnerungen im Monat in Free, unbegrenzt in Pro für 19,99 € im Monat. **Ist eine Terminerinnerung DSGVO-konform?** In der Regel ja. Sie dient dem Termin, den der Kunde selbst gebucht hat, und nutzt die Kontaktdaten, die er dafür angegeben hat. Wichtig sind ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Software-Anbieter, Daten in der EU und keine sensiblen Inhalte in der Nachricht. terminio.ai hostet in der EU. **Brauche ich eine App oder ein Konto für meine Kunden?** Nein. Deine Kunden bekommen die Erinnerung auf dem Kanal, den sie sowieso nutzen, und brauchen weder eine App noch ein Konto. Bei terminio.ai kommt die Nachricht per WhatsApp von deiner eigenen Nummer, und Kunden antworten einfach im Chat, wenn sie absagen oder verschieben wollen. --- terminio.ai ist eine Online-Terminbuchung für kleine Betriebe mit WhatsApp-Erinnerungen und KI-Telefonassistent, ab 0 € im Monat, gehostet in der EU. Anbieter: terminio.ai UG (haftungsbeschränkt), Großschönau, Sachsen.