# WhatsApp Terminerinnerung: Vorlagen Quelle: https://terminio.ai/de/ratgeber/whatsapp-terminerinnerung-vorlagen · Stand: 2026-09-06 Was in jede Erinnerung gehört, wann sie rausgeht und zehn kurze Texte für zehn Branchen, zum Kopieren. Eine gute Terminerinnerung per WhatsApp ist drei Zeilen lang und beantwortet fünf Fragen: wer schreibt, was ansteht, wann, wo und wie man absagt. Hier findest du die Regeln für Inhalt, Ton und Zeitpunkt und danach zehn fertige Texte für zehn Branchen, vom Friseur bis zur Fahrschule. Kopieren, Namen einsetzen, fertig. ## Was in jede WhatsApp Terminerinnerung gehört Eine Erinnerung hat einen Job: Die Kundin soll wissen, dass morgen um zehn etwas ansteht, und sie soll Bescheid geben können, wenn es nicht passt. Alles, was diesem Job nicht dient, kann raus. Je kürzer die Nachricht, desto eher wird sie beim ersten Blick aufs Handy ganz gelesen. Fünf Angaben reichen, und sie gehören in dieser Reihenfolge in den Text. Wer schreibt, damit die Nummer zugeordnet werden kann. Was ansteht, sofern die Leistung nichts Privates verrät. Wann, mit Wochentag, Datum und Uhrzeit. Wo, falls du mehrere Standorte hast oder Kunden selten kommen. Und ein Satz, wie man verschiebt oder absagt. - Wer: der Name deines Betriebs, gleich in der ersten Zeile - Was: die Leistung, nur wenn sie nichts Privates verrät - Wann: Wochentag, Datum und Uhrzeit, nie nur das Wort morgen - Wo: Adresse oder Raum, wenn es nicht selbstverständlich ist - Wie absagen: ein Satz mit dem Weg, am besten die Antwort im Chat ## Der Ton, der funktioniert: kurz, freundlich, ohne Druck Schreib so, wie du an der Theke sprichst. Wer seine Kunden duzt, duzt auch in der Erinnerung, wer siezt, siezt. Ein Vorname am Anfang, ein freundlicher Satz am Ende, dazwischen nur Fakten. Vermeide Amtsdeutsch wie hiermit erinnern wir Sie an Ihren Termin. Das liest sich wie ein Mahnschreiben. Druck hilft nicht. Sätze wie bei Nichterscheinen berechnen wir die volle Leistung gehören in deine Stornobedingungen, nicht in die Erinnerung. Wer sie dort liest, fühlt sich verdächtigt. Wenn du Ausfallgebühren hast, reicht der Hinweis, dass eine Absage bis zum Vortag kostenlos ist. Das sagt dasselbe, klingt aber wie ein Angebot. ## Wann die Erinnerung rausgeht: sofort, ein Tag vorher, zwei Stunden vorher Die erste Nachricht ist keine Erinnerung, sondern die Bestätigung. Sie geht sofort nach der Buchung raus und zeigt, dass der Termin wirklich im Kalender steht. Sie nimmt die Unsicherheit, ob die Buchung geklappt hat, und Tippfehler beim Datum fallen sofort auf. Die zweite Nachricht kommt einen Tag vorher, am besten nachmittags, wenn Leute den nächsten Tag planen. Sie ist die wirksamste Erinnerung, weil noch Zeit bleibt, zu verschieben und die Lücke neu zu füllen. Die dritte Nachricht, zwei Stunden vorher, ist kurz und praktisch: Uhrzeit, Adresse, fertig. Sie fängt die ab, die es wussten und trotzdem vergessen hätten. - Sofort nach der Buchung: die Bestätigung mit allen Daten - Ein Tag vorher: die eigentliche Erinnerung mit Absagehinweis - Zwei Stunden vorher: eine Zeile mit Uhrzeit und Ort - Bei langem Vorlauf zusätzlich eine Woche vorher ## Terminerinnerung WhatsApp Muster: Friseur, Kosmetik, Nagelstudio, Massage, Tattoo Die folgenden Vorlagen sind für die Nachricht am Vortag geschrieben. Die Platzhalter in geschweiften Klammern ersetzt du oder dein Tool. Jede Vorlage hat eine Zeile, die nur in dieser Branche Sinn ergibt, den Rest kannst du eins zu eins übernehmen. - Friseur: Hallo {Vorname}, hier ist {Salon}. Morgen um {Uhrzeit} ist dein Termin bei {Mitarbeiter}. Wenn du eine neue Farbe möchtest, sag kurz Bescheid, dann planen wir mehr Zeit ein. Falls es nicht passt, antworte einfach hier. - Kosmetik: Hallo {Vorname}, hier ist {Studio}. Wir freuen uns auf dich morgen um {Uhrzeit}. Komm bitte ungeschminkt, dann bleibt mehr Zeit für die Behandlung. Absagen oder verschieben geht direkt in diesem Chat. - Nagelstudio: Hallo {Vorname}, dein Termin bei {Studio} ist morgen um {Uhrzeit}. Wenn du noch Gel drauf hast, plane bitte 15 Minuten fürs Ablösen ein. Kannst du nicht, schreib uns kurz, dann geben wir die Zeit frei. - Massage: Hallo {Vorname}, hier ist {Praxis}. Morgen um {Uhrzeit} ist deine Massage bei {Mitarbeiter}. Komm bitte fünf Minuten früher, damit du in Ruhe ankommst. Bei Verhinderung antworte bitte bis heute Abend. - Tattoo: Hallo {Vorname}, hier ist {Studio}. Morgen um {Uhrzeit} geht es los. Bitte vorher gut essen, viel trinken und am Abend davor keinen Alkohol. Wenn du krank wirst, sag Bescheid, wir finden einen neuen Termin. ## Erinnerung Termin Nachricht Beispiel: Praxis, Physio, Tierarzt, Werkstatt, Fahrschule In Praxen gilt eine zusätzliche Regel: Die Nachricht nennt nur den Termin, nie die Behandlung. Wer sie auf dem Sperrbildschirm liest, soll nichts über die Gesundheit der Person erfahren. In Werkstatt und Fahrschule ist das entspannter, dafür zählt dort die praktische Zeile: was mitbringen, wann das Auto abgeben. - Arztpraxis: Guten Tag {Vorname} {Nachname}, hier ist die Praxis {Name}. Wir erinnern an Ihren Termin morgen um {Uhrzeit}. Bitte bringen Sie Ihre Versichertenkarte mit. Falls Sie nicht kommen können, antworten Sie bitte kurz auf diese Nachricht. - Physiotherapie: Hallo {Vorname}, hier ist {Praxis}. Dein Termin bei {Mitarbeiter} ist morgen um {Uhrzeit}. Bitte denk an deine Verordnung und bequeme Kleidung. Wenn es nicht passt, sag bis heute Abend Bescheid, dann rückt jemand von der Warteliste nach. - Tierarzt: Hallo {Vorname}, hier ist die Tierarztpraxis {Name}. Morgen um {Uhrzeit} erwarten wir dich mit {Tiername}. Bitte Impfpass mitbringen, Katze in der Box, Hund an der Leine. Absagen geht einfach hier im Chat. - Werkstatt: Hallo {Vorname}, hier ist {Werkstatt}. Dein Termin für {Kennzeichen} ist morgen um {Uhrzeit}. Bitte das Auto bis dahin bringen und den Schlüssel an der Annahme abgeben. Brauchst du einen anderen Tag, antworte einfach hier. - Fahrschule: Hallo {Vorname}, hier ist {Fahrschule}. Deine Fahrstunde mit {Fahrlehrer} ist morgen um {Uhrzeit}, Treffpunkt {Ort}. Bitte pünktlich sein, die Stunde läuft ab dann. Absagen bis 24 Stunden vorher sind kostenlos. ## Was du weglässt: Diagnosen, Preise, Werbung Die häufigsten Fehler in Terminerinnerungen sind Zusätze, die gut gemeint sind. Jeder Zusatz macht die Nachricht länger und den Absagehinweis schwerer zu finden. Und Werbung braucht rechtlich eine eigene Einwilligung, die der Termin allein nicht abdeckt. In Gesundheitsberufen kommt der Datenschutz dazu. Die Erinnerung liegt danach auf einem fremden Handy, im Backup und beim Anbieter. Diagnosen, Beschwerden und Preise für Behandlungen haben dort nichts verloren, ebenso wenig eine Leistung, die auf ein Leiden schließen lässt. Das Wort Termin ist immer sicher. - Keine Diagnosen, Befunde oder Beschwerden, auch nicht abgekürzt - Keine Preise für medizinische Behandlungen - Keine Werbung, Aktionen oder Bewertungslinks in der Erinnerung - Keine Emojis in Praxis, Kanzlei und ähnlichen Betrieben - Keine Drohung mit Ausfallgebühren, nur der Hinweis auf die kostenlose Absage ## Personalisieren: Vorname, Mitarbeiter, deine Sprache Der Vorname ist der größte Hebel. Hallo Anna wird anders gelesen als Sehr geehrte Kundin. Dazu kommt der Name der Person, bei der der Termin ist. Bei Sarah um zehn ist konkreter als bei uns um zehn, und es erinnert daran, dass jemand Bestimmtes wartet. Genau das senkt die Hemmschwelle, abzusagen statt einfach fernzubleiben. Wenn du die Vorlage in ein Tool einträgst, übernimmt es das Einsetzen. Bei terminio.ai schreibst du den Text einmal mit Bausteinen für Name, Datum, Uhrzeit und Leistung, legst die Zeitpunkte fest, und die Erinnerungen gehen automatisch von deiner eigenen Nummer raus, ohne Kosten pro Nachricht. Wer noch von Hand tippt, speichert die Vorlage als Schnellantwort in WhatsApp Business und ersetzt nur die Klammern. Der wichtigste Test: Schick dir die Nachricht selbst, lies sie auf dem Sperrbildschirm und frag dich, ob du in drei Sekunden weißt, wann und wo du sein musst. Wenn ja, ist die Vorlage fertig. ## Kurz gesagt - Fünf Angaben, drei Zeilen: Wer schreibt, was ansteht, wann, wo und wie man absagt. Mehr braucht keine Terminerinnerung. Freundlich im Ton, ohne Druck, ohne Werbung, ohne Emojis in der Praxis. - Drei Zeitpunkte: sofort, ein Tag, zwei Stunden: Die Bestätigung direkt nach der Buchung, die Erinnerung am Vortag mit Absagehinweis, die kurze Zeile zwei Stunden vorher. Bei langem Vorlauf zusätzlich eine Woche vorher. - Nächster Schritt: Vorlage kopieren und testen: Nimm die Vorlage deiner Branche, setz deinen Namen und deine Ansprache ein und schick sie dir selbst. Wenn du in drei Sekunden weißt, wann und wo, ist sie fertig. ## Häufige Fragen **Wie lang darf eine Terminerinnerung per WhatsApp sein?** Zwei bis drei Zeilen, in der Regel unter 50 Wörtern. Die Nachricht soll auf dem Sperrbildschirm komplett lesbar sein, ohne dass jemand den Chat öffnet. Alles, was nicht Wer, Was, Wann, Wo oder Absage ist, verlängert sie ohne Nutzen. **Soll ich duzen oder siezen?** So, wie du deine Kunden im Laden ansprichst. Salon, Studio und Fahrschule duzen meist, Arztpraxis und Kanzlei siezen. Wichtig ist nur, dass die Erinnerung nicht förmlicher klingt als das Gespräch an der Theke, sonst wirkt sie wie ein Mahnschreiben. **Darf ich die Behandlung in die Erinnerung schreiben?** Wenn sie unverfänglich ist, ja: Haarschnitt, Reifenwechsel, Fahrstunde. Sobald sie auf die Gesundheit schließen lässt, etwa Physiotherapie oder eine Zahnbehandlung, schreib nur Termin. Die Nachricht liegt danach auf einem fremden Handy, und das Wort Termin verrät nichts. **Was mache ich, wenn jemand auf die Erinnerung nicht antwortet?** Nichts. Eine Erinnerung ist kein Fragebogen, und die meisten Kunden kommen einfach, ohne zu antworten. Nur wenn du eine Bestätigung brauchst, etwa bei langen Terminen, bitte in einem Satz darum. Wer nicht reagiert, bekommt zwei Stunden vorher die kurze zweite Nachricht. --- terminio.ai ist eine Online-Terminbuchung für kleine Betriebe mit WhatsApp-Erinnerungen und KI-Telefonassistent, ab 0 € im Monat, gehostet in der EU. Anbieter: terminio.ai UG (haftungsbeschränkt), Großschönau, Sachsen.