RechtlichesAuftrags­verarbeitungs-Vertrag (AVV)

1. Präambel, Parteien und Einbeziehung

1.1 Parteien

Dieser Auftragsverarbeitungs-Vertrag („AVV") wird geschlossen zwischen

dem Kunden von terminio.ai als Verantwortlichem im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, nachfolgend „Verantwortlicher" oder „Kunde",

und

der terminio.ai UG (haftungsbeschränkt), Richard-Goldberg-Str. 15B, 02779 Großschönau, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Dresden unter HRB 48484, vertreten durch die Geschäftsführerin Antonia Müller, als Auftragsverarbeiterin im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO, nachfolgend „Auftragsverarbeiter" oder „Anbieter".

1.2 Anlass und Zweck dieses Vertrags

Der Anbieter stellt dem Kunden terminio.ai als Software as a Service bereit. Der Dienst richtet sich an Betriebe mit Terminen, etwa Friseure, Kosmetikstudios, Praxen, Physiotherapie, Werkstätten, Fahrschulen, Tierärzte, Studios, Kanzleien und Handwerksbetriebe. Bei der Nutzung des Dienstes verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten, die der Kunde in eigener Verantwortung erhebt oder erheben lässt, insbesondere Daten der Endkundinnen und Endkunden des Betriebs. Dieser AVV regelt die Rechte und Pflichten der Parteien für diese Verarbeitung und erfüllt die Anforderungen des Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

1.3 Einbeziehung ohne gesonderte Unterschrift

Dieser AVV wird mit dem Abschluss des Nutzungsvertrags über terminio.ai einbezogen und bedarf keiner gesonderten Unterzeichnung. Er gilt für jede Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Anbieter im Auftrag des Kunden vornimmt, und zwar unabhängig davon, welches Paket der Kunde gebucht hat. Er gilt damit auch für die dauerhaft kostenlose Nutzung im Paket Free.

1.4 Gegengezeichnete Ausfertigung

Auf Wunsch stellt der Anbieter dem Kunden eine gegengezeichnete Ausfertigung dieses AVV zur Verfügung. Der Kunde fordert sie formlos unter legal@terminio.ai an und teilt dabei die vollständige Firmierung und die Anschrift mit, unter der er den Vertrag führen möchte. Der Anbieter übersendet die Ausfertigung in elektronischer Form, auf Wunsch zusätzlich auf Papier. Die Ausfertigung hat rein deklaratorische Wirkung. Sie ändert den Inhalt dieses AVV nicht und ist für seine Wirksamkeit nicht erforderlich.

1.5 Rangfolge

Bei Widersprüchen zwischen diesem AVV und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen geht dieser AVV für alle Fragen der Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag vor. Für Übermittlungen in Drittländer gehen die abgeschlossenen Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission diesem AVV vor. Im Übrigen gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen ergänzend.

1.6 Abgrenzung der Rollen

Für die Verarbeitung von Termin-, Kunden- und Gesprächsdaten, die ein Betrieb über den Dienst verarbeitet, ist der Betrieb Verantwortlicher und terminio.ai Auftragsverarbeiter. Für die Website, das Konto des Kunden, die Abrechnung, den Support, die Sicherheit des Dienstes und die Reichweitenmessung ist terminio.ai eigener Verantwortlicher. Einzelheiten dazu ergeben sich aus der Datenschutzerklärung. Der Vertrag über die gebuchte Leistung kommt ausschließlich zwischen der Endkundin oder dem Endkunden und dem Betrieb zustande, niemals mit terminio.ai.

1.7 Begriffe

Die in diesem AVV verwendeten Begriffe entsprechen den Begriffsbestimmungen der DSGVO. Werktage sind Montag bis Freitag mit Ausnahme gesetzlicher Feiertage am Sitz des Anbieters. Textform meint die Textform nach § 126b BGB; eine E-Mail genügt.

2. Gegenstand, Dauer und Beendigung

2.1 Gegenstand

Gegenstand dieses AVV ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Dazu gehören die öffentliche Buchungsseite unter terminio.ai mit dem vom Kunden gewählten Namen, die Termin- und Kalenderverwaltung, die Kundenkartei, die Verwaltung von Team, Rollen, Arbeits- und Abwesenheitszeiten, der Versand von Bestätigungen und Erinnerungen über WhatsApp, SMS und E-Mail, die Abwicklung von Anzahlungen und Vorabzahlungen, die Kalendersynchronisation mit Google Calendar sowie in den Paketen Pro Voice und Pro Voice Flex der KI-Telefonassistent. Eine Übersicht der einzelnen Verarbeitungen enthält Anlage 1.

2.2 Beginn und Dauer

Der AVV beginnt mit dem Wirksamwerden des Nutzungsvertrags und läuft, solange der Anbieter für den Kunden personenbezogene Daten verarbeitet. Der AVV ist an den Nutzungsvertrag gekoppelt und kann nicht isoliert gekündigt werden, solange der Nutzungsvertrag besteht.

2.3 Beendigung

Der AVV endet mit der Beendigung des Nutzungsvertrags, jedoch nicht vor der vollständigen Erfüllung der Pflichten zur Löschung und Rückgabe nach Ziffer 16. Bis zu diesem Zeitpunkt gelten alle Pflichten dieses AVV unverändert fort, insbesondere die Pflichten zur Sicherheit der Verarbeitung und zur Vertraulichkeit.

2.4 Fortgeltung einzelner Pflichten

Über das Ende des AVV hinaus gelten fort:

• die Vertraulichkeitspflichten nach Ziffer 8.1 sowie die Verpflichtungen nach Ziffer 6, jeweils zeitlich unbegrenzt,
• die Pflichten zur Löschung, Rückgabe und Bestätigung nach Ziffer 16 bis zu ihrer vollständigen Erfüllung,
• die Dokumentations- und Nachweispflichten nach den Ziffern 7.4 und 14 für die Dauer von drei Jahren nach Vertragsende,
• die Regelungen zu Haftung, Freistellung und Zusammenarbeit nach Ziffer 18 sowie die Schlussbestimmungen nach Ziffer 19,
• die Pflichten zum Umgang mit Daten, die einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, bis zum Ablauf der jeweiligen Frist.

3. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung

3.1 Zweck

Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck, dem Kunden die vertraglich vereinbarten Leistungen bereitzustellen, und ausschließlich nach den dokumentierten Weisungen des Kunden. Ein eigener Verwendungszweck ist damit nicht verbunden.

3.2 Verarbeitungsvorgänge im Einzelnen

Die Verarbeitung umfasst insbesondere die folgenden Vorgänge:

a) das Erheben und Erfassen von Buchungsangaben über die öffentliche Buchungsseite, über die Eingabe durch Beschäftigte des Kunden sowie über den KI-Telefonassistenten,

b) das Organisieren, Ordnen und Speichern dieser Daten in der Datenbank des Dienstes,

c) das Anpassen und Verändern von Terminen, Kundeneinträgen und Notizen durch den Kunden,

d) das Auslesen und Abfragen der Daten in den Apps für Web, iPhone, Android und Smartwatch,

e) das Verwenden der Daten zur Erzeugung von Bestätigungen, Erinnerungen und Zusammenfassungen,

f) das Übermitteln von Nachrichten an die von der betroffenen Person angegebene Rufnummer oder E-Mail-Adresse über die eingesetzten Dienstleister,

g) das Übermitteln von Zahlungs- und Auftragsdaten an den Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Anzahlungen und Vorabzahlungen,

h) den Abgleich von Terminen mit Google Calendar, sofern der Kunde die Synchronisation aktiviert hat,

i) die Annahme, Führung und Auswertung von Telefongesprächen durch den KI-Telefonassistenten einschließlich der Erstellung einer Zusammenfassung,

j) das Bereitstellen von Exportdateien auf Anforderung des Kunden,

k) das Einschränken der Verarbeitung, das Löschen und das Vernichten von Daten.

3.3 Umfang

Der Umfang der Verarbeitung wird durch den Kunden bestimmt. Maßgeblich sind die von ihm gebuchten Funktionen, die von ihm vorgenommene Konfiguration, die von ihm angelegten Leistungen und Texte sowie die tatsächliche Nutzung des Dienstes durch ihn, seine Beschäftigten und die Endkundinnen und Endkunden. Der Anbieter erweitert den Umfang nicht eigenmächtig.

3.4 Keine Verarbeitung zu eigenen Zwecken

Eine Verarbeitung zu eigenen Zwecken findet nur statt, soweit der Anbieter insoweit selbst Verantwortlicher ist, insbesondere für die Abrechnung, die Sicherheit und Missbrauchsabwehr, die Bearbeitung von Supportanfragen und die Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Für die Weiterentwicklung des Dienstes verwendet der Anbieter ausschließlich aggregierte Kennzahlen ohne Personenbezug.

3.5 Kein Training allgemeiner Modelle

Wir nutzen Kundeninhalte, Termindaten und Gesprächsdaten nicht, um allgemeine Modelle der künstlichen Intelligenz zu trainieren, und geben sie nicht zu diesem Zweck an Dritte weiter. Diese Zusage ist Bestandteil der vertraglichen Pflichten des Anbieters und gilt auch gegenüber den eingesetzten Unterauftragsverarbeitern, denen eine entsprechende Nutzung vertraglich untersagt ist.

3.6 Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der KI-Telefonassistent bucht, verschiebt und sagt Termine nach den Vorgaben des Kunden ab und trifft keine Entscheidungen über Personen.

3.7 Ort der Verarbeitung

Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Die Datenbank, die Authentifizierung und der Dateispeicher werden in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main betrieben. Zugriffe durch Beschäftigte des Anbieters erfolgen aus Deutschland. Soweit einzelne Unterauftragsverarbeiter nach Anlage 3 Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, gilt Ziffer 17.

3.8 KI-Telefonassistent

Der KI-Telefonassistent ist Bestandteil der Pakete Pro Voice und Pro Voice Flex. Der Anbieter stellt ihn als Anbieter eines KI-Systems im Sinne der Verordnung (EU) 2024/1689 bereit; der Kunde setzt ihn in eigener Verantwortung als Betreiber ein. Die Transparenzpflichten nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 erfüllen die Parteien gemeinsam: Der Anbieter stellt die technische Ansage bereit, mit der die anrufende Person darauf hingewiesen wird, dass sie mit einem automatisierten System spricht; der Kunde ist verpflichtet, diese Ansage aktiviert zu lassen.

3.9 Keine Telekommunikationsdienste

Der Dienst ist kein öffentlich zugänglicher Telekommunikationsdienst im Sinne des TKG. Über den Dienst und die bereitgestellte Rufnummer können keine Notrufe abgesetzt oder entgegengenommen werden. Der Kunde weist die Personen, die die Rufnummer nutzen, hierauf in geeigneter Weise hin.

4. Datenarten und Kategorien betroffener Personen

4.1 Kategorien betroffener Personen

Betroffen sind:

• Endkundinnen und Endkunden des Kunden, die einen Termin buchen, ändern oder absagen,
• Interessentinnen und Interessenten, die die Buchungsseite aufrufen oder die hinterlegte Rufnummer anrufen, ohne zu buchen,
• Personen, die im Auftrag oder für Rechnung einer anderen Person einen Termin vereinbaren,
• Beschäftigte und mitarbeitende Personen des Kunden, die ein Konto im Dienst nutzen oder in Dienstplänen geführt werden,
• sonstige Personen, die der Kunde in der Kundenkartei, in Notizen oder in Terminangaben erfasst.

4.2 Datenarten nach Funktion

4.2.1 Öffentliche Buchungsseite und Terminverwaltung. Name, Telefonnummer, optional E-Mail-Adresse, gewählte Leistung, gewählte Person, Zeitpunkt, Dauer, Status des Termins, Zahlungsstatus und gezahlter Betrag, Zustellstatus der WhatsApp-Nachricht, Kennung des Google-Kalendereintrags. Endkundinnen und Endkunden benötigen weder App noch Konto.

4.2.2 Kundenkartei. Name, Telefonnummer und Notizen sowie die Historie der Termine dieser Person. Der Inhalt des Notizfeldes wird ausschließlich durch den Kunden bestimmt.

4.2.3 Bestätigungen und Erinnerungen. Empfängerrufnummer oder E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht nach den Vorlagen des Kunden, Sprache, Zeitpunkt des Versands und Zustellstatus. Der Versand über WhatsApp erfolgt von der eigenen Nummer des Betriebs.

4.2.4 KI-Telefonassistent. Gespeichert werden die Rufnummer der anrufenden Person, die Startzeit, die Endzeit, die Dauer in Sekunden, das Ergebnis des Gesprächs, eine Zusammenfassung, ein Verweis auf ein Transkript, die Kennungen des Telefonie- und des KI-Anbieters, die Kosten des Gesprächs und die Verknüpfung zum entstandenen Termin. Eine dauerhafte Audioaufzeichnung wird in terminio.ai nicht gespeichert. Hinzu kommen die vom Kunden hinterlegten Inhalte, etwa Begrüßungstext, Antworten auf häufige Fragen und kurzfristige Ansagen, sowie Rückrufwünsche und Einträge in einer Warteliste, soweit der Kunde diese Funktionen aktiviert hat.

4.2.5 Zahlungen. Betrag, Währung, Zeitpunkt, Status, Zahlungsreferenz und Hinweise auf Rückbuchungen. Vollständige Karten- oder Kontodaten werden im Dienst nicht gespeichert; sie werden ausschließlich beim Zahlungsdienstleister verarbeitet.

4.2.6 Kalendersynchronisation. Kennung des verknüpften Kalenders, Kennungen der angelegten Einträge, Titel und Zeiten der abgeglichenen Termine sowie die Freigaben, die der Kunde über OAuth erteilt hat. Verwendet werden die Berechtigungen openid, email, profile, calendar.readonly und calendar.events.

4.2.7 Team, Rollen und Dienstpläne. Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Dienstplaneinträge in 15-Minuten-Schritten sowie die Zuordnung von Terminen zu einzelnen Personen.

4.2.8 Protokoll- und Sicherheitsdaten. IP-Adresse, Zeitstempel, Angaben zu Gerät und Browser, Kennung des handelnden Kontos sowie Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge wie Anmeldungen, Rechteänderungen, Exporte und Löschungen.

4.3 Freitextfelder

Der Kunde bestimmt allein, welche Angaben er in Freitextfelder einträgt, insbesondere in das Notizfeld der Kundenkartei, in Leistungsbezeichnungen, in Nachrichtenvorlagen und in die hinterlegten Antworten des Telefonassistenten. Der Anbieter hat auf den Inhalt dieser Felder keinen Einfluss und wertet ihn nicht aus.

5. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

5.1 Ausgangslage

Der Dienst ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO vorgesehen. Der Anbieter fragt solche Daten in keinem Formular ab und sieht für sie keine eigenen Felder vor.

5.2 Erhöhtes Risiko in Praxen und Heilberufen

Den Parteien ist bewusst, dass sich aus dem Kontext einer Buchung dennoch besondere Kategorien ergeben können. Das gilt besonders für Praxen, Heilberufe, Physiotherapie, tierärztliche Betriebe und vergleichbare Bereiche. Ein Rückschluss auf Gesundheitsdaten kann sich insbesondere aus der Bezeichnung einer Leistung, aus dem Namen einer Behandlung im Nachrichtentext, aus dem Inhalt des Notizfeldes, aus dem Gesprächsverlauf mit dem Telefonassistenten oder aus der Zuordnung zu einer bestimmten Fachperson ergeben.

5.3 Pflicht des Kunden zur Datenminimierung

Der Kunde ist verpflichtet, die Verarbeitung besonderer Kategorien auf das unvermeidbare Maß zu beschränken. Er hält dazu insbesondere die folgenden Vorgaben ein:

• Leistungsbezeichnungen werden so neutral gefasst, wie es der Betrieb einrichten kann, etwa durch Sammelbegriffe statt Diagnosen,
• Freitextfelder werden nicht für Diagnosen, Befunde, Medikationen oder vergleichbare Angaben genutzt,
• Nachrichtenvorlagen für WhatsApp, SMS und E-Mail enthalten keine Angaben, die auf eine Behandlung schließen lassen, soweit dies vermeidbar ist,
• der Telefonassistent wird nicht so konfiguriert, dass er nach Beschwerden, Symptomen oder Diagnosen fragt,
• Beschäftigte des Kunden werden entsprechend angewiesen und geschult.

5.4 Zusätzliche Maßnahmen des Anbieters

Soweit besondere Kategorien gleichwohl verarbeitet werden, gelten die Maßnahmen der Anlage 2 mit folgender Verstärkung: Die Inhalte werden verschlüsselt gespeichert, der Zugriff ist durch Mandantentrennung auf Datenbankebene beschränkt, und ein Zugriff durch Beschäftigte des Anbieters auf Klartextinhalte erfolgt nur, soweit dies zur Beseitigung einer konkreten Störung oder auf ausdrückliche Anfrage des Kunden erforderlich ist. Jeder solche Zugriff wird protokolliert und dem Kunden auf Anfrage nachgewiesen.

5.5 Zusicherung einer Rechtsgrundlage

Verarbeitet der Kunde besondere Kategorien personenbezogener Daten über den Dienst, sichert er zu, dass hierfür eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt, dass er diese dokumentiert hat und dass die betroffenen Personen entsprechend informiert wurden. Er sichert ferner zu, dass eine erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO durchgeführt wurde. Der Anbieter unterstützt ihn dabei nach Ziffer 8.5.

5.6 Hinweis und Abhilfe

Stellt der Anbieter fest, dass in erheblichem Umfang besondere Kategorien in Feldern verarbeitet werden, die dafür nicht vorgesehen sind, weist er den Kunden darauf hin und bietet ihm eine angemessene Frist zur Abhilfe an. Ein Recht des Anbieters, Inhalte des Kunden eigenmächtig zu ändern oder zu löschen, ist damit nicht verbunden.

6. Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB

6.1 Anwendungsbereich

Unterliegt der Kunde einer Geheimhaltungspflicht nach § 203 StGB, etwa als Angehöriger eines Heilberufs, als Rechtsanwältin oder Rechtsanwalt oder als Angehöriger eines anderen dort genannten Berufs, gelten ergänzend die folgenden Regelungen. Der Kunde teilt dem Anbieter auf dessen Anfrage mit, ob er einer solchen Pflicht unterliegt.

6.2 Verpflichtung der beteiligten Personen

Der Anbieter sichert zu, dass alle Personen, die im Rahmen der Leistungserbringung Kenntnis von geschützten Geheimnissen erlangen können, nach § 203 Abs. 4 StGB zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Die Verpflichtung wird vor der Aufnahme der Tätigkeit in Textform erteilt und besteht nach dem Ende der Tätigkeit unbefristet fort.

6.3 Belehrung

Die verpflichteten Personen werden über die Strafbarkeit einer unbefugten Offenbarung nach § 203 StGB belehrt. Die Belehrung wird dokumentiert und im Rahmen der regelmäßigen Schulungen aufgefrischt.

6.4 Weitergabe an Unterauftragsverarbeiter

Der Anbieter zieht weitere Personen und Unternehmen nur hinzu, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist. Er verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter, der Zugang zu geschützten Geheimnissen erhalten kann, in gleicher Weise zur Geheimhaltung und zur Weitergabe dieser Verpflichtung an die eigenen Beschäftigten. Eine Weitergabe über das erforderliche Maß hinaus findet nicht statt.

6.5 Nachweis

Der Anbieter bestätigt dem Kunden auf Anfrage in Textform, dass die Verpflichtungen und Belehrungen nach den Ziffern 6.2 bis 6.4 vorliegen. Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, die berufsrechtlichen Anforderungen seines eigenen Berufsstands zu prüfen und einzuhalten.

6.6 Vertraulichkeit des Wortes

Der KI-Telefonassistent speichert in terminio.ai keine dauerhafte Audioaufzeichnung. Der Kunde ist verpflichtet, die Transparenzansage nach Ziffer 3.8 aktiviert zu lassen und die Nutzung des Assistenten so einzurichten, dass die Vertraulichkeit des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB gewahrt bleibt. Er unterlässt insbesondere jede Konfiguration, die auf eine heimliche Aufzeichnung von Gesprächen hinausläuft.

7. Weisungsrecht

7.1 Grundsatz

Der Anbieter verarbeitet die personenbezogenen Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Das gilt auch für Übermittlungen personenbezogener Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation.

7.2 Form der Weisung

Weisungen erteilt der Kunde:

• durch die Konfiguration des Kontos und der Funktionen im Produkt, etwa durch das Anlegen von Leistungen, das Aktivieren von Erinnerungen, das Einrichten der Kalendersynchronisation oder die Einstellungen des Telefonassistenten,
• durch die tatsächliche Nutzung der bereitgestellten Funktionen,
• ergänzend in Textform an legal@terminio.ai.

Mündliche Weisungen bestätigt der Kunde unverzüglich in Textform. Ohne diese Bestätigung ist der Anbieter berechtigt, die Ausführung zurückzustellen.

7.3 Weisungsberechtigte Personen

Weisungsberechtigt sind die im Konto als Inhaber oder als Administrator hinterlegten Personen sowie die Personen, die der Kunde dem Anbieter gesondert in Textform benennt. Der Kunde hält diese Angaben aktuell. Bei Zweifeln an der Berechtigung ist der Anbieter berechtigt und verpflichtet, die Ausführung bis zur Klärung zurückzustellen und beim Kunden nachzufragen.

7.4 Dokumentation

Der Anbieter dokumentiert die in Textform erteilten Weisungen sowie die von ihm getroffenen Maßnahmen für die Dauer des Vertrags und drei Jahre darüber hinaus. Weisungen, die durch Konfiguration im Produkt erteilt werden, ergeben sich aus den Einstellungen des Kontos und den zugehörigen Protokollen.

7.5 Hinweispflicht und Aussetzungsrecht

Ist der Anbieter der Auffassung, dass eine Weisung gegen die DSGVO, gegen das BDSG oder gegen andere Datenschutzvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten verstößt, teilt er dies dem Kunden unverzüglich mit. Er ist berechtigt, die Ausführung der Weisung bis zur Bestätigung oder Änderung durch den Kunden auszusetzen. Bestätigt der Kunde eine Weisung, die nach Auffassung des Anbieters offensichtlich rechtswidrig ist, kann der Anbieter die Ausführung endgültig verweigern; in diesem Fall steht jeder Partei ein Recht zur Kündigung des betroffenen Leistungsteils zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu.

7.6 Gesetzliche Verarbeitungspflichten

Ist der Anbieter nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zu einer Verarbeitung verpflichtet, die über die Weisungen des Kunden hinausgeht, teilt er dem Kunden diese rechtliche Anforderung vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

7.7 Nicht umsetzbare Weisungen

Weisungen, die technisch nicht umsetzbar sind oder eine Änderung des Produkts erfordern, kann der Anbieter ablehnen. Er teilt die Ablehnung begründet in Textform mit. Kann der Kunde den Dienst deshalb nicht rechtskonform nutzen, ist er berechtigt, den betroffenen Leistungsteil oder den Vertrag mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums zu kündigen; im Voraus gezahlte Entgelte für nicht erbrachte Leistungen werden anteilig erstattet.

7.8 Vergütung außergewöhnlicher Weisungen

Weisungen, die über die im Produkt vorgesehenen Funktionen hinausgehen und beim Anbieter einen erheblichen Mehraufwand verursachen, kann der Anbieter nach Ziffer 15 vergüten lassen. Er kündigt den zu erwartenden Aufwand vorher an, sodass der Kunde die Weisung zurücknehmen oder anpassen kann. Ohne vorherige Ankündigung entsteht kein Vergütungsanspruch.

7.9 Weisungen nach Vertragsende

Nach dem Ende des Nutzungsvertrags sind nur noch Weisungen zur Rückgabe, zur Einschränkung der Verarbeitung und zur Löschung der Daten zulässig.

8. Pflichten des Auftragsverarbeiters

8.1 Vertraulichkeit und Verpflichtung der Beschäftigten

Der Anbieter verpflichtet alle Personen, die zur Verarbeitung der Daten befugt sind, vor der Aufnahme der Tätigkeit in Textform auf Vertraulichkeit, soweit sie nicht bereits einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Verpflichtung besteht nach dem Ende der Tätigkeit unbefristet fort. Der Kreis der befugten Personen wird auf das Erforderliche beschränkt und regelmäßig überprüft.

8.2 Schulungen

Der Anbieter schult die befugten Personen bei Eintritt und danach mindestens einmal jährlich im Datenschutz und in der Informationssicherheit. Die Schulungen umfassen den Umgang mit Weisungen, das Erkennen und Melden von Sicherheitsvorfällen, die Anforderungen an Passwörter und Zugänge sowie den Umgang mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Die Teilnahme wird dokumentiert.

8.3 Sicherheit der Verarbeitung

Der Anbieter trifft die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Er berücksichtigt dabei den Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie die Art, den Umfang, die Umstände und die Zwecke der Verarbeitung und die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen.

8.4 Unterstützung bei Betroffenenrechten

Der Anbieter unterstützt den Kunden mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung der Rechte nach Kapitel III der DSGVO nachzukommen. Einzelheiten regelt Ziffer 12.

8.5 Unterstützung nach Art. 32 bis 36 DSGVO

Der Anbieter unterstützt den Kunden unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO. Das umfasst insbesondere Angaben zur Sicherheit der Verarbeitung, die Mitwirkung bei der Bewertung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, Zuarbeiten für Datenschutz-Folgenabschätzungen und Angaben für vorherige Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde.

8.6 Verzeichnis nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO

Der Anbieter führt ein Verzeichnis aller Kategorien von Verarbeitungstätigkeiten, die er im Auftrag durchführt. Es enthält den Namen und die Kontaktdaten der Auftragsverarbeiterin und der Verantwortlichen, die Kategorien der durchgeführten Verarbeitungen, Angaben zu Übermittlungen in Drittländer einschließlich der Garantien sowie eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Der Anbieter stellt dem Kunden die ihn betreffenden Auszüge auf Anfrage zur Verfügung.

8.7 Kontaktstelle und Datenschutzbeauftragter

Ansprechstelle für alle Fragen des Datenschutzes ist legal@terminio.ai. Der Anbieter hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG derzeit nicht vorliegen. Er prüft dies fortlaufend und teilt dem Kunden eine spätere Bestellung mit. Zuständige Aufsichtsbehörde für den Anbieter ist Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden.

8.8 Trennung der Mandanten

Der Anbieter verarbeitet die Daten des Kunden getrennt von den Daten anderer Kunden und von eigenen Daten. Die Trennung erfolgt logisch über eine Mandantenkennung, die in jedem Datensatz geführt und durch Zugriffsregeln auf Datenbankebene erzwungen wird. Eine Zusammenführung von Daten verschiedener Kunden findet nicht statt.

8.9 Berichtigung, Einschränkung und Löschung

Der Anbieter berichtigt, löscht oder schränkt die Verarbeitung personenbezogener Daten nur nach Weisung des Kunden ein, es sei denn, er ist gesetzlich zu einem anderen Handeln verpflichtet. Löschfunktionen im Produkt stehen dem Kunden jederzeit zur Verfügung.

8.10 Information über behördliche Anfragen

Erhält der Anbieter eine Anfrage einer Aufsichtsbehörde, die die im Auftrag verarbeiteten Daten betrifft, informiert er den Kunden unverzüglich, soweit dies rechtlich zulässig ist, und stimmt seine Antwort mit dem Kunden ab, soweit dies möglich ist.

8.11 Mitteilung bei Wegfall der Leistungsfähigkeit

Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, die Pflichten aus diesem AVV nicht mehr erfüllen zu können. Der Kunde ist in diesem Fall berechtigt, die Verarbeitung auszusetzen und den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

9. Pflichten des Verantwortlichen

9.1 Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Der Kunde ist Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Er ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für das Vorliegen und die Dokumentation einer Rechtsgrundlage, für die Zweckbindung, für die Datenminimierung und für die Festlegung angemessener Aufbewahrungsdauern in seinem Konto.

9.2 Information der betroffenen Personen

Der Kunde informiert die betroffenen Personen nach Art. 13 und 14 DSGVO. Er stellt insbesondere sicher, dass auf seiner Buchungsseite und in seinem Betrieb eine eigene Datenschutzinformation verfügbar ist, die die Verarbeitung über terminio.ai, den Versand von Nachrichten, die Zahlungsabwicklung und, sofern gebucht, den Einsatz des KI-Telefonassistenten abdeckt.

9.3 Einwilligungen für Nachrichten und Telefonie

Der Kunde holt die für den Versand von Bestätigungen und Erinnerungen über WhatsApp, SMS und E-Mail erforderlichen Einwilligungen ein, dokumentiert sie und beachtet die Anforderungen des § 7 UWG für werbliche Nachrichten. Er verwendet die Nachrichtenfunktion nicht für Werbung ohne die dafür erforderliche Einwilligung. Widersprüche und Abmeldungen setzt er unverzüglich um. Für den Einsatz des KI-Telefonassistenten stellt er die erforderliche Rechtsgrundlage sicher.

9.4 Transparenzansage

Der Kunde ist verpflichtet, die anrufenden Personen darauf hinzuweisen, dass ein automatisiertes System antwortet, und die dafür vorgesehene Ansage nicht zu entfernen, zu verkürzen oder unkenntlich zu machen. Er passt den Begrüßungstext nicht so an, dass der Hinweis entfällt.

9.5 Rechteverwaltung

Der Kunde verwaltet die Konten und Rollen seiner Beschäftigten selbst. Er vergibt Rechte nach dem Grundsatz der geringsten Rechte, entzieht sie unverzüglich bei einem Ausscheiden oder einem Wechsel der Aufgaben, schützt seine Zugangsdaten und gibt sie nicht weiter. Er aktiviert die angebotenen Verfahren zur Absicherung der Anmeldung.

9.6 Prüfung der Voreinstellungen

Der Kunde prüft vor der produktiven Nutzung und danach in angemessenen Abständen die Voreinstellungen seines Kontos, insbesondere die Sichtbarkeit von Leistungen und Personen auf der Buchungsseite, die Pflichtfelder im Buchungsformular, die Inhalte der Nachrichtenvorlagen, die Aufbewahrung von Termin- und Gesprächsdaten, die Einstellungen des Telefonassistenten zu Preisnennung, Mitarbeiterwünschen und Weiterleitung sowie den Umfang der Kalendersynchronisation.

9.7 Meldung von Auffälligkeiten

Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich unter legal@terminio.ai, wenn er Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Anhaltspunkte für eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten feststellt, insbesondere bei unbefugten Zugriffen auf sein Konto, bei fehlgeleiteten Nachrichten oder bei unerwarteten Datenbeständen.

9.8 Eigene Sicherung

Der Kunde ist für die Sicherung seiner Daten außerhalb des Dienstes verantwortlich. Die Exportfunktionen stehen ihm dafür jederzeit zur Verfügung. Die Sicherungen des Anbieters nach Anlage 2 dienen der Wiederherstellung des Dienstes und ersetzen keine eigene Datensicherung des Kunden.

9.9 Kalendersynchronisation

Aktiviert der Kunde die Kalendersynchronisation, prüft er, welche Inhalte in dem verknüpften Kalender enthalten sind, und stellt sicher, dass er zu deren Verarbeitung berechtigt ist. Er beachtet, dass ein verknüpfter Kalender auch personenbezogene Daten Dritter enthalten kann.

9.10 Mitwirkung

Der Kunde hält die im Konto hinterlegten Kontaktdaten aktuell, damit Meldungen nach Ziffer 13 und Mitteilungen nach Ziffer 10 ihn erreichen. Er benennt dem Anbieter auf Anfrage eine Ansprechstelle für Datenschutzfragen.

10. Unterauftragsverarbeiter

10.1 Allgemeine Genehmigung

Der Kunde erteilt dem Anbieter die allgemeine Genehmigung nach Art. 28 Abs. 2 Satz 2 DSGVO zur Hinzuziehung weiterer Auftragsverarbeiter. Die zum Stand dieses AVV eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 3 mit Leistung, Ort der Verarbeitung und Garantie für Drittländer aufgeführt.

10.2 Verfahren bei Änderungen

Beabsichtigt der Anbieter, einen weiteren Unterauftragsverarbeiter hinzuzuziehen oder einen bestehenden zu ersetzen, teilt er dies mindestens 30 Tage vor der geplanten Änderung mit. Die Mitteilung erfolgt durch Aktualisierung der Anlage 3 unter https://terminio.ai/legal/dpa und, sofern der Kunde dies unter legal@terminio.ai gewünscht hat, zusätzlich per E-Mail. Sie nennt den Namen des Unternehmens, die vorgesehene Leistung, den Ort der Verarbeitung und die Grundlage einer etwaigen Drittlandübermittlung.

10.3 Widerspruch

Der Kunde kann der Änderung innerhalb von 30 Tagen nach der Mitteilung in Textform widersprechen. Der Widerspruch muss auf einem sachlichen, datenschutzbezogenen Grund beruhen und diesen benennen. Ein Widerspruch ohne Begründung bleibt unbeachtlich; der Anbieter weist den Kunden auf diesen Umstand hin und räumt ihm eine Nachfrist von zehn Tagen zur Begründung ein.

10.4 Folgen eines begründeten Widerspruchs

Widerspricht der Kunde begründet, bemühen sich die Parteien um eine einvernehmliche Lösung, etwa durch zusätzliche Maßnahmen oder durch eine andere technische Umsetzung. Kommt eine Einigung nicht zustande und kann die Leistung ohne den neuen Unterauftragsverarbeiter nicht in zumutbarer Weise erbracht werden, ist jede Partei berechtigt, den betroffenen Leistungsteil oder den gesamten Vertrag mit Wirkung zum geplanten Wechsel zu kündigen. Im Voraus gezahlte Entgelte für nicht erbrachte Leistungen werden anteilig erstattet. Bis zur Wirksamkeit der Kündigung setzt der Anbieter den neuen Unterauftragsverarbeiter für die Daten des widersprechenden Kunden nicht ein, soweit das technisch möglich ist.

10.5 Kurzfristiger Wechsel aus wichtigem Grund

Muss ein Unterauftragsverarbeiter aus einem wichtigen Grund kurzfristig ausgetauscht werden, etwa wegen einer schwerwiegenden Sicherheitslücke, einer Einstellung des Dienstes oder einer behördlichen Anordnung, kann der Anbieter die Frist nach Ziffer 10.2 verkürzen. Er informiert den Kunden unverzüglich und begründet die Eilbedürftigkeit. Das Widerspruchs- und Kündigungsrecht nach den Ziffern 10.3 und 10.4 bleibt bestehen und wird durch die Verkürzung nicht eingeschränkt.

10.6 Weitergabe der Pflichten

Der Anbieter schließt mit jedem Unterauftragsverarbeiter einen Vertrag, der diesem Datenschutzpflichten auferlegt, die den Pflichten aus diesem AVV entsprechen, insbesondere hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Vor der Beauftragung prüft und dokumentiert er die Eignung des Unternehmens. Auf Anfrage stellt er dem Kunden die datenschutzrechtlich wesentlichen Auszüge dieser Verträge zur Verfügung, soweit keine Geheimhaltungspflichten entgegenstehen.

10.7 Haftung für Unterauftragsverarbeiter

Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet der Anbieter gegenüber dem Kunden für dessen Verhalten wie für eigenes Verhalten.

10.8 Abgrenzung zu Nebenleistungen

Nicht als Unterauftragsverarbeitung gelten Nebenleistungen, bei denen der Dienstleister keinen Zugriff auf die im Auftrag verarbeiteten Daten hat oder ein Zugriff nur zufällig und nicht zweckgerichtet möglich wäre, etwa reine Telekommunikationsleistungen, Post- und Transportdienste, Reinigungsleistungen oder die Wartung von Bürotechnik. Für solche Leistungen schließt der Anbieter angemessene Vertraulichkeitsvereinbarungen ab.

11. Technische und organisatorische Maßnahmen

11.1 Grundlage

Die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO sind in Anlage 2 beschrieben. Sie sind Bestandteil dieses AVV. Der Kunde hat die Maßnahmen zur Kenntnis genommen und hält sie für die von ihm veranlasste Verarbeitung für angemessen. Diese Einschätzung entbindet den Anbieter nicht von seiner eigenen Pflicht, die Anforderungen des Art. 32 DSGVO einzuhalten.

11.2 Fortschreibung

Der Anbieter entwickelt die Maßnahmen fortlaufend weiter und passt sie an den Stand der Technik, an veränderte Risiken und an Änderungen des Dienstes an. Die jeweils aktuelle Fassung der Anlage 2 ist unter https://terminio.ai/legal/dpa abrufbar.

11.3 Verbot der Verschlechterung

Änderungen der Maßnahmen dürfen das vereinbarte Schutzniveau nicht unterschreiten. Wesentliche Änderungen werden dokumentiert und dem Kunden auf Anfrage mitgeteilt; Änderungen, die das Schutzniveau spürbar senken würden, sind ausgeschlossen.

11.4 Jährliche Wirksamkeitsprüfung

Der Anbieter überprüft die Wirksamkeit der Maßnahmen mindestens einmal jährlich sowie anlassbezogen nach wesentlichen Änderungen des Dienstes oder nach einem Sicherheitsvorfall. Die Prüfung, ihre Ergebnisse und die daraus abgeleiteten Maßnahmen werden dokumentiert und dem Kunden im Rahmen von Ziffer 14 zugänglich gemacht.

12. Rechte betroffener Personen

12.1 Zuständigkeit

Für die Erfüllung der Rechte betroffener Personen ist der Kunde als Verantwortlicher zuständig. Der Anbieter unterstützt ihn dabei.

12.2 Weiterleitung

Wendet sich eine betroffene Person unmittelbar an den Anbieter, leitet dieser die Anfrage unverzüglich, in der Regel innerhalb von drei Werktagen, an den Kunden weiter und teilt der betroffenen Person mit, dass ihre Anfrage an den zuständigen Betrieb weitergeleitet wurde. Eine inhaltliche Beantwortung nimmt der Anbieter nicht vor, es sei denn, er ist gesetzlich dazu verpflichtet oder der Kunde weist ihn dazu an.

12.3 Selbstbedienungsfunktionen im Produkt

Der Anbieter stellt dem Kunden Funktionen zur Verfügung, mit denen dieser die häufigsten Anträge selbst erfüllen kann, insbesondere:

• die Auskunft über die zu einer Person gespeicherten Stamm-, Termin- und Kommunikationsdaten über die Kundenkartei und die Terminhistorie,
• die Berichtigung von Stammdaten, Terminen und Notizen,
• die Löschung einzelner Kundeneinträge, Termine und Notizen,
• den Export der Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zur Erfüllung der Datenübertragbarkeit,
• die Einschränkung der weiteren Verarbeitung durch das Deaktivieren von Erinnerungen und die Sperrung eines Eintrags für weitere Buchungen.

12.4 Weitergehende Unterstützung

Reichen die Funktionen im Einzelfall nicht aus, unterstützt der Anbieter den Kunden auf Anfrage. Er beginnt mit der Bearbeitung unverzüglich und liefert die benötigten Informationen oder führt die angewiesene Maßnahme so rechtzeitig durch, dass der Kunde die Frist des Art. 12 Abs. 3 DSGVO einhalten kann, in der Regel innerhalb von zehn Werktagen nach vollständiger Anfrage.

12.5 Kosten

Die Unterstützung nach den Ziffern 12.2 bis 12.4 ist im Entgelt für den Dienst enthalten. Nur wenn ein Antrag einen erheblichen Mehraufwand verursacht, der über den üblichen Rahmen deutlich hinausgeht, gilt Ziffer 15. Beruht der Aufwand auf einem Umstand, den der Anbieter zu vertreten hat, entsteht kein Vergütungsanspruch.

13. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

13.1 Meldung an den Kunden

Der Anbieter informiert den Kunden über jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die die im Auftrag verarbeiteten Daten betrifft, unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung. Das gilt auch für Verletzungen bei einem Unterauftragsverarbeiter, sobald der Anbieter davon Kenntnis erlangt. Die Meldung erfolgt an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse und zusätzlich als Hinweis in der App.

13.2 Mindestinhalt der Meldung

Die Meldung enthält, soweit die Angaben verfügbar sind:

• eine Beschreibung der Art der Verletzung einschließlich des Zeitpunkts oder Zeitraums und der Art der Entdeckung,
• die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Personen,
• die Kategorien und die ungefähre Zahl der betroffenen Datensätze,
• die betroffenen Systeme, Funktionen und gegebenenfalls Unterauftragsverarbeiter,
• eine Einschätzung der wahrscheinlichen Folgen für die betroffenen Personen,
• die bereits ergriffenen und die vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung und zur Abmilderung möglicher Folgen,
• den Namen und die Kontaktdaten der Ansprechstelle beim Anbieter.

13.3 Nachmeldung

Sind einzelne Angaben zum Zeitpunkt der Meldung nicht verfügbar, weist der Anbieter darauf hin und reicht sie unverzüglich nach, sobald sie vorliegen, ohne dass es einer weiteren Aufforderung bedarf.

13.4 Sofortmaßnahmen

Der Anbieter ergreift unverzüglich angemessene Maßnahmen zur Eindämmung, zur Beseitigung der Ursache und zur Sicherung von Beweismitteln. Er unterrichtet den Kunden über den Fortgang, bis der Vorfall abgeschlossen ist.

13.5 Dokumentation

Der Anbieter dokumentiert jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten einschließlich der damit verbundenen Fakten, ihrer Auswirkungen und der ergriffenen Abhilfemaßnahmen. Er stellt dem Kunden die Dokumentation, soweit sie dessen Daten betrifft, auf Anfrage zur Verfügung, damit dieser seine Nachweispflicht nach Art. 33 Abs. 5 DSGVO erfüllen kann.

13.6 Zuständigkeit für Meldungen an Behörden

Die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO nimmt der Kunde als Verantwortlicher vor. Der Anbieter meldet nur, soweit er selbst als Verantwortlicher gesetzlich dazu verpflichtet ist; in diesem Fall stimmt er sich vorher mit dem Kunden ab, soweit dies zeitlich möglich ist, und beschränkt seine Meldung auf den eigenen Verantwortungsbereich.

13.7 Unterstützung bei der Benachrichtigung Betroffener

Ist eine Benachrichtigung der betroffenen Personen nach Art. 34 DSGVO erforderlich, unterstützt der Anbieter den Kunden mit den erforderlichen Informationen, insbesondere mit der Liste der betroffenen Datensätze und, soweit möglich, mit technischen Mitteln für den Versand einer vom Kunden verantworteten Benachrichtigung.

13.8 Verbot eigenmächtiger Kommunikation

Der Anbieter tritt wegen eines Vorfalls nicht eigenmächtig an die betroffenen Personen des Kunden heran. Ist er ausnahmsweise gesetzlich zu einer eigenen Benachrichtigung verpflichtet, informiert er den Kunden vorher über Inhalt und Zeitpunkt. Ein Anerkenntnis zulasten des Kunden gibt der Anbieter gegenüber Dritten nicht ab.

13.9 Kosten

Die Kosten der Untersuchung und der Meldung nach dieser Ziffer trägt der Anbieter, soweit die Verletzung aus seinem Verantwortungsbereich stammt. Beruht ein Vorfall auf einem Umstand aus dem Verantwortungsbereich des Kunden, etwa der Weitergabe von Zugangsdaten, gilt für den Unterstützungsaufwand Ziffer 15.

14. Nachweise und Kontrollen

14.1 Stufenmodell

Der Anbieter weist die Einhaltung der Pflichten aus diesem AVV in folgenden Stufen nach:

Stufe 1: Dokumentation. Die jeweils aktuelle Fassung dieses AVV einschließlich der Anlagen, insbesondere die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter, steht unter https://terminio.ai/legal/dpa dauerhaft zum Abruf bereit.

Stufe 2: Fragebogen. Der Kunde kann einmal je Kalenderjahr einen angemessenen schriftlichen Fragebogen zur Verarbeitung und zu den Maßnahmen stellen. Der Anbieter beantwortet ihn innerhalb von 30 Tagen. Branchenübliche Standardfragebögen werden anerkannt.

Stufe 3: Nachweise der Unterauftragsverarbeiter. Der Anbieter leitet dem Kunden auf Anfrage die Prüfberichte, Sicherheitsdokumentationen und Zertifikate der Unterauftragsverarbeiter weiter, soweit ihm diese vorliegen und ihre Weitergabe zulässig ist.

Stufe 4: Kontrolle vor Ort. Reichen die Nachweise der Stufen 1 bis 3 im Einzelfall nicht aus, kann der Kunde eine Kontrolle nach Ziffer 14.2 durchführen.

14.2 Kontrolle vor Ort

Der Kunde kann einmal je Kalenderjahr nach vorheriger Ankündigung von mindestens 30 Tagen während der üblichen Geschäftszeiten eine Kontrolle am Sitz des Anbieters durchführen oder durchführen lassen. Die Kontrolle beschränkt sich auf die Verarbeitung im Auftrag des kontrollierenden Kunden. Sie darf den Geschäftsbetrieb nicht unangemessen beeinträchtigen und keinen Einblick in Daten anderer Kunden, in Geschäftsgeheimnisse oder in Zugangsdaten ermöglichen. Eine Kontrolle in den Rechenzentren der Unterauftragsverarbeiter kann der Anbieter nicht ermöglichen; insoweit gilt Stufe 3.

14.3 Anlasskontrollen

Bei begründetem Anlass, insbesondere nach einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten mit Bezug zu den Daten des Kunden oder auf Anordnung einer Aufsichtsbehörde, ist eine Kontrolle auch kurzfristig, mit einer Ankündigungsfrist von fünf Werktagen, und häufiger als einmal jährlich möglich.

14.4 Auswahl des Prüfers

Der Kunde kann die Kontrolle selbst durchführen oder einen Prüfer beauftragen. Der Prüfer muss unabhängig, zur Verschwiegenheit verpflichtet und darf kein Wettbewerber des Anbieters sein. Der Anbieter kann einem konkreten Prüfer aus einem sachlichen Grund widersprechen; in diesem Fall benennt der Kunde einen anderen Prüfer, und die Ankündigungsfrist beginnt nicht neu zu laufen.

14.5 Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln die Erkenntnisse aus einer Kontrolle vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Bewertung der Einhaltung dieses AVV und zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten. Der Anbieter erhält den Prüfbericht in Bezug auf Feststellungen zu seinem Verantwortungsbereich.

14.6 Kosten

Die Nachweise der Stufen 1 bis 3 erbringt der Anbieter ohne gesondertes Entgelt. Für Kontrollen nach Ziffer 14.2 trägt jede Partei ihre eigenen Kosten; für den bei ihm entstehenden Aufwand kann der Anbieter nach vorheriger Ankündigung eine angemessene Vergütung nach Ziffer 15 verlangen. Werden bei einer Kontrolle wesentliche Verstöße des Anbieters gegen diesen AVV festgestellt, entfällt der Vergütungsanspruch, und der Anbieter trägt die angemessenen Kosten der Kontrolle. Kontrollen nach Ziffer 14.3 sind für den Kunden unentgeltlich, wenn der Anlass aus dem Verantwortungsbereich des Anbieters stammt.

14.7 Keine Zertifizierungsangaben

Der Anbieter verfügt derzeit über keine genehmigte Zertifizierung nach Art. 42 DSGVO und macht keine entsprechenden Angaben. Er teilt dem Kunden mit, sobald sich daran etwas ändert.

15. Vergütung von Unterstützungsleistungen

15.1 Die Unterstützungsleistungen nach diesem AVV sind im Entgelt für den Dienst enthalten, soweit sie den üblichen Aufwand nicht erheblich übersteigen. Das gilt unabhängig vom gebuchten Paket.

15.2 Verursacht eine Leistung einen erheblichen Mehraufwand und beruht sie auf einem Umstand, der dem Kunden zuzurechnen ist, kann der Anbieter eine angemessene Vergütung nach Aufwand verlangen. Er kündigt dies vorher in Textform an, nennt den Stundensatz und schätzt den Aufwand. Der Kunde kann die Anfrage daraufhin zurücknehmen, einschränken oder bestätigen. Ohne vorherige Ankündigung und ohne Bestätigung entsteht kein Vergütungsanspruch.

15.3 Kein Vergütungsanspruch besteht, soweit der Aufwand auf einer Pflichtverletzung des Anbieters, auf einem Fehler des Dienstes oder auf einem Vorfall aus dem Verantwortungsbereich des Anbieters beruht, sowie für die gesetzlich zwingend unentgeltlich zu erbringenden Mitwirkungen.

16. Löschung und Rückgabe

16.1 Export während der Laufzeit

Der Kunde kann seine Daten während der gesamten Vertragslaufzeit jederzeit über die Exportfunktionen des Dienstes in einem gängigen, maschinenlesbaren Format herunterladen. Der Export umfasst insbesondere Kunden-, Termin- und Zahlungsdaten sowie die Gesprächsübersichten des Telefonassistenten.

16.2 Frist nach Vertragsende

Nach der Beendigung des Nutzungsvertrags stehen die Exportfunktionen weitere 30 Tage zur Verfügung. Der Kunde teilt innerhalb dieser 30 Tage mit, ob er die Löschung oder die Rückgabe der Daten wünscht. Ohne Mitteilung löscht der Anbieter die Daten. Die Löschung oder Rückgabe erfolgt innerhalb von weiteren 30 Tagen nach dem Ende der Exportfrist. Auf begründete Bitte des Kunden verlängert der Anbieter die Exportfrist einmalig um bis zu 30 Tage.

16.3 Sicherungskopien

Daten in Sicherungskopien werden nicht gesondert gelöscht, sondern mit dem regulären Sicherungszyklus überschrieben, spätestens 30 Tage nach der Löschung im Produktivsystem. Bis zur endgültigen Überschreibung bleiben sie durch die Maßnahmen der Anlage 2 geschützt, werden nicht mehr aktiv verarbeitet und nur im Fall einer erforderlichen Wiederherstellung genutzt. Wird ein Bestand aus einer Sicherung wiederhergestellt, wiederholt der Anbieter die zwischenzeitlich ausgeführten Löschungen unverzüglich.

16.4 Gesetzliche Aufbewahrung

Von der Löschung ausgenommen sind Daten, für die den Anbieter eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft, insbesondere Rechnungen und Buchungsbelege nach § 147 AO und § 257 HGB mit einer Aufbewahrung von acht Jahren für Buchungsbelege und zehn Jahren für Handelsbücher. Insoweit ist der Anbieter selbst Verantwortlicher. Diese Daten werden in der Verarbeitung eingeschränkt, von den produktiven Beständen getrennt aufbewahrt und ausschließlich zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht sowie zur Abwehr oder Verfolgung von Rechtsansprüchen verwendet.

16.5 Bestätigung

Der Anbieter bestätigt die Löschung oder die Rückgabe auf Anfrage in Textform innerhalb von 14 Tagen. Die Bestätigung benennt den Umfang der gelöschten Daten, den Zeitpunkt der Löschung und die nach Ziffer 16.4 ausgenommenen Datenarten.

16.6 Löschung bei einzelnen betroffenen Personen

Unabhängig vom Vertragsende löscht der Anbieter Daten einzelner betroffener Personen auf Weisung des Kunden. Der Kunde kann die Löschung im Produkt selbst ausführen. Führt der Anbieter sie aus, erfolgt dies unverzüglich, spätestens innerhalb von 30 Tagen nach der Weisung. Für Sicherungskopien gilt Ziffer 16.3.

16.7 Löschung des Kontos

Löscht der Kunde sein Konto selbst, wird er vorher deutlich darauf hingewiesen, dass die Löschung nicht rückgängig gemacht werden kann und dass er die Exportfunktionen vorher nutzen sollte.

17. Drittlandtransfer und Behördenzugriff

17.1 Grundsatz

Die im Auftrag verarbeiteten Daten werden grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Eine Übermittlung an Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur nach den Regelungen dieser Ziffer und nur, soweit dies für die Erbringung der Leistung erforderlich ist.

17.2 Rechtsgrundlage der Übermittlung

Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vom 4. Juni 2021 in der Fassung des Moduls 3 für die Übermittlung von einem Auftragsverarbeiter an einen Auftragsverarbeiter abgeschlossen sind. Die betroffenen Unterauftragsverarbeiter und die jeweilige Garantie sind in Anlage 3 ausgewiesen.

17.3 Bevollmächtigung

Der Kunde bevollmächtigt den Anbieter, die Standardvertragsklauseln in seinem Namen und für seine Rechnung mit den betroffenen Unterauftragsverarbeitern abzuschließen und die zugehörigen Anhänge auszufüllen. Der Anbieter informiert den Kunden auf Anfrage über den Inhalt der abgeschlossenen Klauseln. Der Kunde kann die Vollmacht mit Wirkung für die Zukunft in Textform widerrufen; in diesem Fall gilt Ziffer 10.4 entsprechend, weil die betroffenen Leistungsteile dann nicht mehr erbracht werden können.

17.4 Risikoprüfung

Der Anbieter führt vor einer Übermittlung in ein Drittland eine dokumentierte Prüfung der Rechtslage und der Praxis im Zielland durch und bewertet, ob die Standardvertragsklauseln dort wirksam eingehalten werden können. Die Prüfung wird anlassbezogen aktualisiert, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage oder nach Hinweisen von Aufsichtsbehörden. Der Kunde erhält die Prüfung auf Anfrage.

17.5 Ergänzende Maßnahmen

Der Anbieter ergreift für Übermittlungen in Drittländer ergänzende Maßnahmen, insbesondere die Verschlüsselung der Übertragung, die Verschlüsselung ruhender Daten, die Beschränkung auf die für die jeweilige Funktion erforderlichen Datenfelder, die Pseudonymisierung von Kennungen, wo dies technisch möglich ist, sowie eine strikte Zugriffskontrolle beim Empfänger.

17.6 Behördliche Zugriffsersuchen

Erhält der Anbieter das Ersuchen einer Behörde auf Herausgabe von Daten des Kunden, gilt Folgendes:

• er informiert den Kunden unverzüglich, soweit dies rechtlich zulässig ist, und bemüht sich um die Erlaubnis zur Information, wenn diese zunächst untersagt ist,
• er prüft die Rechtmäßigkeit und die Zuständigkeit des Ersuchens und dessen Vereinbarkeit mit dem Unionsrecht,
• er beschränkt eine Herausgabe auf das rechtlich zwingend Erforderliche und gibt keine Daten anderer Kunden heraus,
• er legt, soweit vertretbar, Rechtsmittel gegen das Ersuchen ein und beantragt aufschiebende Wirkung,
• er richtet keine pauschalen, unmittelbaren oder unverhältnismäßigen Zugänge zu den Systemen ein,
• er dokumentiert jedes Ersuchen und seine Bearbeitung.

17.7 Wegfall der Garantien

Kann ein Unterauftragsverarbeiter die vereinbarten Garantien nicht mehr einhalten oder entfällt eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung, informiert der Anbieter den Kunden unverzüglich, setzt die betroffene Übermittlung aus, soweit dies technisch möglich ist, und schlägt eine Alternative vor. Kommt eine Einigung nicht zustande, steht jeder Partei ein Recht zur Kündigung des betroffenen Leistungsteils oder des Vertrags mit einer Frist von 14 Tagen zu. Im Voraus gezahlte Entgelte für nicht erbrachte Leistungen werden anteilig erstattet.

18. Haftung, Freistellung und Zusammenarbeit

18.1 Grundsatz

Für die Haftung der Parteien untereinander gelten die Regelungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die Haftung nach Art. 82 DSGVO gegenüber betroffenen Personen sowie die Regelungen zum Innenausgleich nach Art. 82 Abs. 5 DSGVO bleiben unberührt. Eine Haftungsbeschränkung zulasten betroffener Personen ist mit diesem AVV nicht verbunden.

18.2 Freistellung durch den Kunden

Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter und von Bußgeldern frei, die darauf beruhen, dass der Kunde die Verarbeitung ohne eine wirksame Rechtsgrundlage veranlasst, seine Informations- oder Einwilligungspflichten verletzt, eine rechtswidrige Weisung erteilt oder Inhalte in den Dienst eingestellt hat, für die ihm die Berechtigung fehlt. Die Freistellung besteht nur, soweit den Kunden ein Verantwortungsbeitrag trifft, und entfällt, soweit der Anbieter den Umstand mitverursacht hat.

18.3 Freistellung durch den Anbieter

Der Anbieter stellt den Kunden von Ansprüchen Dritter und von Bußgeldern frei, die darauf beruhen, dass der Anbieter die speziell den Auftragsverarbeitern auferlegten Pflichten der DSGVO verletzt oder außerhalb der rechtmäßigen Weisungen des Kunden gehandelt hat. Auch diese Freistellung besteht nur im Umfang des jeweiligen Verantwortungsbeitrags.

18.4 Verfahren bei Inanspruchnahme

Wird eine Partei von einer betroffenen Person, einem Dritten oder einer Behörde in Anspruch genommen, informiert sie die andere Partei unverzüglich. Die freistellende Partei erhält Gelegenheit, die Verteidigung zu übernehmen oder daran mitzuwirken. Ein Anerkenntnis, ein Vergleich oder eine Zahlung ohne vorherige Abstimmung lässt den Freistellungsanspruch entfallen, soweit dadurch die Verteidigung erschwert wird.

18.5 Zusammenarbeit bei Bußgeldverfahren

Bei einem Verfahren einer Aufsichtsbehörde unterstützen sich die Parteien gegenseitig, stellen einander die erforderlichen Informationen und Unterlagen unverzüglich zur Verfügung, stimmen Stellungnahmen ab, soweit dies möglich ist, und benennen eine Ansprechperson für das Verfahren. Jede Partei trägt die Kosten ihrer eigenen Verteidigung, soweit sich aus den Ziffern 18.2 und 18.3 nichts anderes ergibt.

18.6 Schadensminderung

Beide Parteien ergreifen die zumutbaren Maßnahmen, um einen Schaden gering zu halten, und informieren einander über Umstände, die zu einem Schaden führen können.

19. Laufzeit, Kündigung und Schlussbestimmungen

19.1 Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit dieses AVV richtet sich nach Ziffer 2. Eine gesonderte Kündigung des AVV ist ausgeschlossen, solange der Nutzungsvertrag besteht. Die in diesem AVV geregelten Sonderkündigungsrechte, insbesondere nach den Ziffern 7.5, 7.7, 8.11, 10.4 und 17.7, bleiben unberührt.

19.2 Änderungen

Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen der Textform. Der Anbieter darf diesen AVV anpassen, soweit dies aufgrund einer geänderten Rechtslage, einer höchstrichterlichen Rechtsprechung, verbindlicher Vorgaben von Aufsichtsbehörden oder einer Änderung des Dienstes erforderlich ist. Er teilt die Änderung mindestens 30 Tage vor dem Wirksamwerden in Textform mit und weist auf das Widerspruchsrecht hin. Widerspricht der Kunde fristgerecht, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung kündigen. Anpassungen, die das vereinbarte Schutzniveau senken oder die Rechte des Kunden aus Art. 28 DSGVO einschränken, sind ausgeschlossen.

19.3 Rangfolge der Dokumente

Es gelten in dieser Reihenfolge: die abgeschlossenen Standardvertragsklauseln, dieser AVV, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, sonstige Vereinbarungen der Parteien.

19.4 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regelungen. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

19.5 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

19.6 Sprache

Dieser AVV ist in deutscher Sprache abgefasst. Übersetzungen dienen nur der Information. Die deutsche Fassung ist maßgeblich.

20. Kontakt und Ansprechstelle

Ansprechstelle für alle Fragen zu diesem AVV, für Weisungen in Textform, für Meldungen nach Ziffer 13 und für Anfragen nach Ziffer 14 ist:

terminio.ai UG (haftungsbeschränkt)
Richard-Goldberg-Str. 15B
02779 Großschönau
Deutschland

Vertreten durch die Geschäftsführerin Antonia Müller
E-Mail: legal@terminio.ai
Telefon: +49 176 64095202

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG derzeit nicht vorliegen. Zuständige Aufsichtsbehörde für den Anbieter ist Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Devrientstraße 5, 01067 Dresden. Die für den Kunden zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dessen Sitz.

---

Anlage 1: Verarbeitungsübersicht

Anlage 2: Technische und organisatorische Maßnahmen

Die folgenden Maßnahmen gelten für den Dienst terminio.ai. Sie sind auf ein kleines Unternehmen zugeschnitten, das keine eigenen Serverräume betreibt, sondern auf die in Anlage 3 genannten Anbieter zurückgreift. Zertifizierungen werden nicht behauptet.

1. Vertraulichkeit

1.1 Zutritts- und Umgebungskontrolle

• M01 Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren der eingesetzten Anbieter; der Anbieter betreibt keine eigenen Serverräume.
• M02 Arbeitsplätze befinden sich in abschließbaren Räumen, die beim Verlassen verschlossen werden.
• M03 Besucherinnen und Besucher werden in Räumen mit Zugriff auf Arbeitsgeräte nicht unbeaufsichtigt gelassen.
• M04 Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten werden vermieden; unvermeidbare Unterlagen werden verschlossen aufbewahrt und mit einem Aktenvernichter vernichtet.
• M05 Bildschirme werden beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt; eine automatische Sperre greift nach spätestens fünf Minuten ohne Eingabe.

1.2 Zugangskontrolle

• M06 Jede Person erhält ein persönliches Benutzerkonto; Sammel- oder Gemeinschaftskonten sind untersagt.
• M07 Für alle administrativen Zugänge ist eine Zwei-Faktor-Authentisierung eingerichtet.
• M08 Passwörter unterliegen Mindestanforderungen an Länge und Komplexität und werden nicht mehrfach verwendet.
• M09 Passwörter werden ausschließlich als Hashwert mit einem für Passwörter geeigneten Verfahren wie bcrypt oder argon2 gespeichert.
• M10 Nach mehreren fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt und der Vorgang protokolliert.
• M11 Sitzungstoken sind kurzlebig, werden bei der Abmeldung ungültig und können vom Kunden für einzelne Geräte widerrufen werden.
• M12 Zugangsdaten und Wiederherstellungscodes werden ausschließlich in einem Passwortmanager verwaltet und nie per Nachricht geteilt.
• M13 Alle Arbeitsgeräte sind mit vollständiger Festplattenverschlüsselung und aktueller Betriebssystemversion ausgestattet.

1.3 Zugriffskontrolle

• M14 Rechte werden nach dem Prinzip der geringsten Rechte vergeben und rollenbasiert verwaltet.
• M15 Zugriffsregeln werden auf Datenbankebene erzwungen, sodass ein Zugriff über die Mandantengrenze hinweg technisch abgewiesen wird.
• M16 Schlüssel mit weitreichenden Rechten werden ausschließlich serverseitig verwendet und niemals an Endgeräte ausgeliefert.
• M17 Entwicklung und Betrieb haben getrennte Berechtigungen; ein Zugriff auf Produktivdaten erfordert eine gesonderte Freigabe.
• M18 Ein Zugriff von Beschäftigten des Anbieters auf Klartextinhalte des Kunden erfolgt nur zur Störungsbeseitigung oder auf Anfrage des Kunden.
• M19 Jeder administrative Zugriff auf Produktivdaten wird mit Zeitpunkt, handelnder Kennung und Anlass protokolliert.
• M20 Die Vergabe und der Entzug von Rechten werden dokumentiert; die Rechtevergabe wird mindestens vierteljährlich überprüft.
• M21 Der Zugriff auf Produktivsysteme von privaten oder nicht verwalteten Geräten ist untersagt.

1.4 Trennungskontrolle

• M22 Jeder Datensatz trägt eine Mandantenkennung, die bei jeder Abfrage ausgewertet wird.
• M23 Umgebungen für Entwicklung, Test und Produktivbetrieb sind technisch und in den Zugangsdaten voneinander getrennt.
• M24 In Test- und Entwicklungsumgebungen werden keine echten Kundendaten verwendet, sondern synthetische Datensätze.
• M25 Dateien werden je Mandant in getrennten Ablagepfaden mit eigenen Zugriffsregeln gespeichert.
• M26 Auswertungen zur Weiterentwicklung des Dienstes erfolgen ausschließlich über aggregierte Kennzahlen ohne Personenbezug.

1.5 Pseudonymisierung

• M27 In Protokollen werden Personen über technische Kennungen und nicht über Namen geführt.
• M28 Rufnummern werden in Protokollen und Fehlerberichten gekürzt oder maskiert dargestellt.
• M29 Gesprächstranskripte werden über einen Verweis angesprochen und nicht in den Übersichten des Dienstes ausgegeben.
• M30 Fehler- und Leistungsdaten werden ohne Inhalte von Terminen, Notizen und Nachrichten erhoben.

1.6 Verschlüsselung

• M31 Alle Verbindungen zum Dienst sind mit TLS in der Version 1.2 oder höher verschlüsselt; unverschlüsselte Aufrufe werden umgeleitet.
• M32 Ruhende Daten in Datenbank und Dateispeicher werden mit AES-256 verschlüsselt.
• M33 Sicherungskopien werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert und übertragen.
• M34 Zugriffstoken für Google Calendar und andere Schnittstellen werden verschlüsselt abgelegt.
• M35 Geheimnisse und Schlüssel werden in einem gesonderten Schlüsselspeicher verwaltet und niemals im Quellcode abgelegt.
• M36 Der Quellcode wird vor jeder Veröffentlichung automatisiert auf versehentlich enthaltene Geheimnisse geprüft.

2. Integrität

2.1 Weitergabekontrolle

• M37 Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dienstleister erfolgt ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen.
• M38 Eingehende Rückmeldungen von Dienstleistern werden über Signaturen oder Prüfwerte auf ihre Echtheit geprüft.
• M39 An jeden Dienstleister werden nur die für die jeweilige Funktion erforderlichen Datenfelder übermittelt.
• M40 Mit allen Dienstleistern mit Datenzugriff bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung; für Drittländer bestehen Standardvertragsklauseln.
• M41 Exportdateien werden nur über eine authentifizierte Sitzung bereitgestellt und nach dem Abruf nicht dauerhaft vorgehalten.
• M42 Personenbezogene Daten werden nicht in unverschlüsselten E-Mails, Chatgruppen oder Ticketbeschreibungen weitergegeben.

2.2 Eingabekontrolle

• M43 Sicherheitsrelevante Vorgänge wie Anmeldung, Rechteänderung, Export und Löschung werden mit Zeitstempel und handelnder Kennung protokolliert.
• M44 Änderungen an Terminen und Kundeneinträgen sind über eine Historie im Produkt nachvollziehbar.
• M45 Protokolle werden gegen nachträgliche Veränderung geschützt, soweit dies technisch möglich ist.
• M46 Protokolle werden nur für Sicherheits- und Nachweiszwecke ausgewertet und unterliegen einer festgelegten Aufbewahrung.
• M47 Die Zustimmung des Kunden zu Voreinstellungen mit Datenschutzbezug wird mit Zeitpunkt und handelnder Kennung festgehalten.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• M48 Die Datenbank wird täglich verschlüsselt gesichert; die Sicherungen werden 30 Tage vorgehalten.
• M49 Die Wiederherstellung aus einer Sicherung wird mindestens einmal jährlich getestet und das Ergebnis dokumentiert.
• M50 Der Datenbankbetrieb erfolgt redundant mit automatischem Wechsel auf ein Ersatzsystem.
• M51 Statische Inhalte werden über ein verteiltes Netz ausgeliefert, das Lastspitzen abfängt.
• M52 Ein vorgelagerter Schutz wehrt Überlastungsangriffe und offensichtlich schädliche Anfragen ab.
• M53 Verfügbarkeit, Fehlerraten und Antwortzeiten werden laufend überwacht; Grenzwertüberschreitungen lösen eine Alarmierung aus.
• M54 Für den Versand von Nachrichten bestehen Warteschlangen mit Wiederholung, damit einzelne Störungen nicht zu Datenverlust führen.
• M55 Anfragen an die öffentliche Buchungsseite und an Schnittstellen sind mengenmäßig begrenzt, um Missbrauch und Überlastung zu verhindern.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

4.1 Auftragskontrolle

• M56 Weisungen in Textform werden zentral unter legal@terminio.ai entgegengenommen und dokumentiert.
• M57 Konfigurationen im Produkt gelten als Weisung und sind über die Einstellungen des Kontos nachvollziehbar.
• M58 Die Liste der Unterauftragsverarbeiter wird gepflegt und vor jeder Änderung mit Vorlauf veröffentlicht.
• M59 Die Einhaltung dieses AVV wird mindestens einmal jährlich intern überprüft und dokumentiert.

4.2 Vorfallmanagement

• M60 Für Sicherheitsvorfälle besteht ein festgelegter Ablauf für Erkennung, Bewertung, Eindämmung, Meldung und Nachbereitung.
• M61 Für Meldungen und Rückfragen ist legal@terminio.ai als einheitliche Anlaufstelle eingerichtet.
• M62 Vorfälle werden nach Schwere eingestuft; die Einstufung bestimmt Reaktionszeit und Eskalation.
• M63 Jeder Vorfall wird mit Ursache, Ablauf, Auswirkung und Abhilfemaßnahmen dokumentiert.
• M64 Nach jedem erheblichen Vorfall findet eine Nachbetrachtung mit festgelegten Folgemaßnahmen statt.

4.3 Datenschutz durch Technikgestaltung und Voreinstellungen

• M65 Buchungsformulare fragen nur die für die Terminvereinbarung erforderlichen Felder ab; die E-Mail-Adresse ist optional.
• M66 Endkundinnen und Endkunden benötigen für eine Buchung weder ein Konto noch eine App.
• M67 Lösch- und Exportfunktionen sind fester Bestandteil des Produkts und ohne Unterstützung des Anbieters nutzbar.
• M68 Der Hinweis auf den automatisierten Telefonassistenten ist voreingestellt und kann nicht unbemerkt entfallen.
• M69 Kundeninhalte, Termindaten und Gesprächsdaten werden nicht zum Training allgemeiner Modelle der künstlichen Intelligenz verwendet.

4.4 Personal

• M70 Alle Beschäftigten werden vor Aufnahme der Tätigkeit in Textform auf Vertraulichkeit verpflichtet.
• M71 Personen mit Zugang zu Daten von Berufsgeheimnisträgern werden zusätzlich nach § 203 Abs. 4 StGB verpflichtet und belehrt.
• M72 Datenschutz- und Sicherheitsschulungen finden bei Eintritt und danach mindestens jährlich statt und werden dokumentiert.
• M73 Beim Ausscheiden werden alle Zugänge unverzüglich entzogen und Arbeitsmittel zurückgegeben; die Ausführung wird abgehakt.
• M74 Der Kreis der Personen mit Zugriff auf Produktivdaten wird bewusst klein gehalten und regelmäßig überprüft.

4.5 Lieferantenmanagement

• M75 Vor der Beauftragung eines Dienstleisters werden dessen technische und organisatorische Maßnahmen geprüft und dokumentiert.
• M76 Auswahlkriterien sind der Ort der Verarbeitung, die Sicherheitsmaßnahmen, die Vertragsbedingungen und die Verlässlichkeit des Betriebs.
• M77 Sicherheitsmeldungen und Statusinformationen der eingesetzten Dienstleister werden laufend verfolgt.
• M78 Die eingesetzten Dienstleister werden mindestens einmal jährlich erneut bewertet.

4.6 Schwachstellenmanagement

• M79 Abhängigkeiten und Laufzeitumgebungen werden regelmäßig aktualisiert.
• M80 Der Quellcode und die Abhängigkeiten werden automatisiert auf bekannte Schwachstellen geprüft.
• M81 Meldungen zu Schwachstellen werden nach Schwere priorisiert; kritische Lücken werden vorrangig und kurzfristig behoben.
• M82 Hinweise auf Sicherheitslücken von außen werden unter legal@terminio.ai entgegengenommen und bearbeitet.

4.7 Änderungsmanagement

• M83 Alle Änderungen am Quellcode laufen über eine Versionsverwaltung mit nachvollziehbarer Historie.
• M84 Änderungen werden vor der Übernahme in den Produktivbetrieb im Vier-Augen-Prinzip geprüft.
• M85 Änderungen werden zuerst in einer Testumgebung erprobt und erst danach ausgerollt.
• M86 Für fehlgeschlagene Änderungen besteht ein Rückfallverfahren, mit dem der vorherige Stand wiederhergestellt wird.

4.8 Notfallvorsorge

• M87 Für den Ausfall wesentlicher Komponenten bestehen dokumentierte Wiederanlaufschritte.
• M88 Eine Notfallkontaktliste mit Zuständigkeiten und Vertretungen wird aktuell gehalten.
• M89 Die Systemarchitektur und die Abhängigkeiten sind dokumentiert, damit eine Wiederherstellung auch bei Abwesenheit einzelner Personen möglich ist.
• M90 Für den Ausfall eines Dienstleisters wird geprüft und festgehalten, welche Funktionen betroffen sind und wie ersatzweise verfahren wird.

Anlage 3: Unterauftragsverarbeiter

Stand: 7. September 2026

Die Reichweitenmessung der Website ist nicht Gegenstand dieses AVV, weil sie außerhalb der Verarbeitung im Auftrag stattfindet und terminio.ai insoweit selbst Verantwortlicher ist.

Änderungen dieser Liste kündigt der Anbieter nach Ziffer 10.2 mit einem Vorlauf von mindestens 30 Tagen unter https://terminio.ai/legal/dpa an. Kunden, die zusätzlich per E-Mail informiert werden möchten, teilen dies unter legal@terminio.ai mit.

Anlage 4: Löschkonzept

Anlage 5: Kontaktstellen und Meldewege

Ansprechstelle des Anbieters für alle vorstehenden Meldewege ist legal@terminio.ai. Telefonisch ist der Anbieter unter +49 176 64095202 erreichbar. Meldungen des Anbieters an den Kunden gehen an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse; der Kunde hält diese Adresse aktuell und stellt sicher, dass sie regelmäßig gelesen wird.