Datenschutzerklärung

Stand: 3. Juni 2026

1. Wer wir sind

terminio.ai („der Dienst") wird betrieben von terminio.ai UG (haftungsbeschränkt) i. Gr., Richard-Goldberg-Str. 15B, 02779 Großschönau, Deutschland, vertreten durch Antonia Müller („wir", „uns"), Verantwortlicher für die im Rahmen des Dienstes verarbeiteten personenbezogenen Daten.

2. Kategorien personenbezogener Daten

Kontodaten: Name, E-Mail, Passwort-Hash, Spracheinstellung.
Geschäftsdaten: Mandantenname, Leistungen, Mitarbeitende, Branding, Öffnungszeiten.
Hochgeladene Kundendaten: Namen, Telefonnummern, E-Mails, Notizen, Buchungshistorie Ihrer Endkunden.
Nutzungs- und Telemetriedaten: aufgerufene Seiten, genutzte Funktionen, Gerätekennungen, Browser, IP-Adresse, ungefährer Standort.
Support-Kommunikation: Nachrichten an uns und unsere Antworten.
Abrechnungsdaten: über Stripe (siehe Abschnitt 5). Wir sehen nur Bestell-Metadaten wie Tarif, Status und die letzten 4 Stellen der Karte.

3. Zwecke der Verarbeitung

Erstellung und Pflege Ihres Kontos sowie Bereitstellung des Dienstes (Vertragserfüllung).
Ermöglichung von Buchungen und Versand von Terminerinnerungen, einschließlich WhatsApp-Nachrichten (Vertragserfüllung).
Erkennung, Vermeidung und Reaktion auf Betrug, Missbrauch und Sicherheitsbedrohungen (berechtigte Interessen).
Verbesserung des Dienstes, Fehlerbehebung und Nutzungsanalyse (berechtigte Interessen).
Kundensupport (Vertragserfüllung / berechtigte Interessen).
Service-Mitteilungen (berechtigte Interessen) und – sofern Sie zustimmen – Marketing-Kommunikation (Einwilligung).
Einhaltung gesetzlicher Pflichten wie Steuer und Buchhaltung (gesetzliche Pflicht).

4. Rechtsgrundlagen

Wir stützen uns auf Vertragserfüllung, berechtigte Interessen, Einwilligung und gesetzliche Pflichten, je nach Verarbeitung. Sie können eine Einwilligung jederzeit widerrufen.

5. Empfänger

Stripe Payments Europe, Limited – unser Zahlungsdienstleister. Stripe verarbeitet Karten- und SEPA-Zahlungen und berechnet über Stripe Tax die anwendbare Umsatzsteuer. Rechnungen stellen wir direkt aus. Siehe Datenschutzhinweise von Stripe.
Hosting- und Infrastrukturanbieter, die den Dienst in unserem Auftrag betreiben (Cloud-Hosting, Datenbanken, Datei-Storage).
Messaging-Anbieter (z. B. WhatsApp) für den Versand von Terminerinnerungen.
Google LLC / Google Ireland Ltd. – wenn Sie Ihr Google-Konto verbinden, um Ihren Kalender zu synchronisieren (siehe Abschnitt 5a).
Analyse- und Fehler-Monitoring-Tools, die uns helfen, den Dienst stabil zu halten.
Professionelle Berater (Recht, Buchhaltung) unter Vertraulichkeit.
Behörden, wo gesetzlich erforderlich oder zum Schutz unserer Rechte.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

5a. Google-Nutzerdaten (Google API Services)

Wenn Sie Ihr Google-Konto mit terminio.ai verbinden, greift der Dienst auf Daten der Google Calendar API zu, um Buchungen zu synchronisieren. Unsere Nutzung und Weitergabe der von Google APIs erhaltenen Informationen entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Welche Google-Daten wir nutzen

Basis-Profilinformationen (E-Mail, Name, Profilbild) über die Scopes openid, email und profile – zur Identifikation des verbundenen Google-Kontos.
Kalenderliste (https://www.googleapis.com/auth/calendar.readonly) – um Ihre Kalender zur Auswahl anzuzeigen.
Kalenderereignisse (https://www.googleapis.com/auth/calendar.events) – zum Lesen bestehender Termine für Konflikterkennung sowie zum Erstellen, Aktualisieren und Löschen der durch terminio.ai gebuchten Termine.

Wie wir diese Daten nutzen

Vermeidung von Doppelbuchungen durch Abgleich mit bestehenden Belegungen.
Erstellung eines Kalendereintrags pro Buchung sowie Aktualisierung/Löschung bei Änderungen.
Anzeige des Synchronisationsstatus im Admin-Bereich.

Wie wir diese Daten speichern und schützen

OAuth-Access- und Refresh-Tokens werden verschlüsselt in unserer EU-Datenbank gespeichert und ausschließlich für API-Aufrufe an Google in Ihrem Auftrag verwendet.
Wir lesen nur die für die Konflikterkennung nötigen Felder (Startzeit, Endzeit, Frei/Belegt). Inhalte fremder Kalenderereignisse werden nicht über das hinaus gespeichert, was zur Anzeige nötig ist.
Von terminio.ai erstellte Ereignisse werden mit der zugehörigen Buchung gespeichert, um sie synchron zu halten.

Limited Use – was wir NICHT tun

Wir verkaufen Google-Nutzerdaten nicht und übermitteln sie nicht an Dritte für Werbezwecke, einschließlich Retargeting und interessenbasierter Werbung.
Wir nutzen Google-Nutzerdaten nicht für Zwecke außerhalb der von Ihnen aktivierten Kalender-Synchronisation.
Wir lassen Menschen Google-Nutzerdaten nicht lesen, außer (a) mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung, (b) zur Sicherheitsuntersuchung von Missbrauch, (c) zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder (d) in aggregierter und anonymisierter Form für interne Zwecke.
Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht zum Trainieren generalisierter oder nicht personalisierter KI-/ML-Modelle.

Widerruf und Löschung

Sie können terminio.ai jederzeit im Admin-Bereich unter „Eigene Kalender" oder direkt in den Google-Kontoberechtigungen trennen. Beim Trennen werden die gespeicherten OAuth-Tokens widerrufen und gelöscht und wir lesen/erstellen keine Ereignisse mehr in Ihrem Google Calendar. Bereits angelegte Einträge verbleiben in Ihrem Kalender, bis Sie sie dort löschen.

6. Internationale Übermittlungen

Einige unserer Anbieter (einschließlich Stripe und bestimmter Infrastruktur-Partner) verarbeiten Daten ggf. außerhalb des EWR/UK. In diesen Fällen stützen wir uns auf angemessene Garantien wie die EU-Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse.

7. Speicherdauer

Wir speichern Konto- und Geschäftsdaten, solange Ihr Konto aktiv ist, zuzüglich eines angemessenen Export-Zeitraums nach Löschung. Abrechnungsdaten werden von uns und von Stripe für den steuerrechtlich erforderlichen Zeitraum aufbewahrt. Nutzungs-Logs werden für eine begrenzte Zeit zur Sicherheit und Fehlerbehebung gespeichert.

8. Ihre Rechte

Nach geltendem Recht haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht, Einwilligungen zu widerrufen. Sie können sich bei Ihrer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Wir reagieren auf verifizierte Anfragen innerhalb eines Monats.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns über die Kontaktwege auf terminio.ai.

9. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Verschlüsselung in der Übertragung, Zugriffskontrollen, Audit-Logs und Need-to-know-Prinzip.

10. Cookies

Wir setzen wenige unbedingt erforderliche Cookies (z. B. für das Login) und ggf. Analyse-Cookies ein. Sie können Cookie-Einstellungen in Ihrem Browser verwalten.

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden in der App oder per E-Mail mitgeteilt.

12. Kontakt

terminio.ai UG (haftungsbeschränkt) i. Gr., Richard-Goldberg-Str. 15B, 02779 Großschönau, Deutschland, vertreten durch Antonia Müller
E-Mail: legal@terminio.ai

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie jederzeit per E-Mail an uns richten.