RechtlichesErstattungs­richtlinie

Diese Richtlinie beschreibt, wann wir Zahlungen erstatten, wann wir das nicht tun und wie eine Erstattung abläuft.

1. Zweck, Geltung und Vertragspartner

1.1 Zweck und Gegenstand

Diese Erstattungsrichtlinie regelt die Rückabwicklung von Entgelten, die Sie für die Nutzung von terminio.ai an uns zahlen. Sie gilt für alle Pakete und für verbrauchsabhängige Entgelte, nicht dagegen für Zahlungen, die Ihre Endkunden über Ihre Buchungsseite an Sie leisten; dafür gilt Ziffer 14.

1.2 Vertragspartner

Vertragspartner ist die terminio.ai UG (haftungsbeschränkt), Richard-Goldberg-Str. 15B, 02779 Großschönau, Deutschland, eingetragen beim Amtsgericht Dresden unter HRB 48484, vertreten durch die Geschäftsführerin Antonia Müller. Der Dienst richtet sich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Für den Ausnahmefall eines Verbrauchervertrags nach § 13 BGB gilt zusätzlich Ziffer 16.

1.3 Verhältnis zu den Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Diese Richtlinie ist Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und konkretisiert diese. Widersprechen sich beide Texte, gehen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor. Gesetzliche Rechte, insbesondere Gewährleistungs- und Schadensersatzrechte, werden hier weder ausgeschlossen noch eingeschränkt.

1.4 Zahlungsabwicklung und Rechnungen

Die Abwicklung der Zahlungen übernimmt die Stripe Payments Europe, Limited. Die Rechnungen stellen wir selbst aus und sind Ihr Ansprechpartner für jede Frage zur Abrechnung. Eine Erstattung läuft über denselben Weg, über den die Zahlung eingegangen ist, siehe Ziffer 12.

2. Abrechnungsmodell

2.1 Vorauszahlung je Abrechnungszeitraum

Die Pakete werden im Voraus berechnet. Der Abrechnungszeitraum beträgt einen Monat. Alle Preise sind Endpreise und enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer.

2.2 Beginn, Ende und Verlängerung

Der erste Abrechnungszeitraum beginnt mit der Freischaltung des kostenpflichtigen Pakets, bei Pro nach Ablauf der Testphase. Das Abonnement verlängert sich automatisch um jeweils einen Monat, solange es nicht gekündigt wird; die Abbuchung erfolgt zu Beginn des neuen Zeitraums. Scheitert eine Abbuchung, versuchen wir sie erneut und informieren Sie; bis zur Zahlung können wir kostenpflichtige Funktionen aussetzen.

2.3 Monatswechsel

Der Abrechnungstag ergibt sich aus dem Tag der ersten kostenpflichtigen Abrechnung. Hat ein Monat diesen Tag nicht, etwa bei einer Abrechnung am 31., verschiebt sich die Abrechnung auf den letzten Tag dieses Monats; der folgende Zeitraum beginnt wieder am ursprünglichen Abrechnungstag. Durch diese Verschiebung entsteht weder ein zusätzlicher Zeitraum noch ein zusätzliches Entgelt.

3. Kündigung

3.1 Wege der Kündigung

Sie können jederzeit ohne Grund kündigen, im Konto über die Verwaltung des Abonnements oder in Textform an legal@terminio.ai. Maßgeblich ist der Zugang der Erklärung bei uns, nicht der Zeitpunkt einer Antwort.

3.2 Wirkung und Zugang bis zum Ende

Die Kündigung wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Bis dahin bleibt Ihr Zugang mit allen Funktionen des gebuchten Pakets bestehen. Bereits gezahlte Entgelte für diesen Zeitraum erstatten wir nicht anteilig, weil die Leistung vollständig bereitgestellt wird. Nach Ablauf stellen wir das Konto auf das Paket Free um, sofern Sie nichts anderes wählen.

3.3 Bestätigung

Wir bestätigen jede Kündigung in Textform und nennen darin den Tag, an dem sie wirksam wird. Erhalten Sie diese Bestätigung nicht innerhalb von fünf Werktagen, melden Sie sich bitte. Bleibt eine wirksam erklärte Kündigung bei uns unberücksichtigt, erstatten wir die zu Unrecht abgebuchten Beträge nach Ziffer 8.

4. Testphase und Paket Free

4.1 Testphase für das Paket Pro

Das Paket Pro können Sie sieben Tage kostenlos testen. Kündigen Sie vor Ablauf dieser sieben Tage, entstehen keine Kosten und es erfolgt keine Abbuchung. Andernfalls beginnt danach der erste kostenpflichtige Abrechnungszeitraum.

4.2 Eine Testphase je Kunde

Die Testphase steht jedem Kunden einmal zu. Wer bereits getestet hat und später erneut bucht, startet unmittelbar im kostenpflichtigen Zeitraum. Mehrere Konten desselben Betriebs gelten als ein Kunde.

4.3 Kein Test bei Pro Voice und Pro Voice Flex

Die Pakete Pro Voice und Pro Voice Flex starten ohne Testphase, weil mit der Buchung sofort eine deutsche Rufnummer bereitgestellt und der Telefonassistent freigeschaltet wird. Diese Leistungen verursachen bei uns ab dem ersten Tag Kosten.

4.4 Wechsel innerhalb der Testphase

Wechseln Sie während der Testphase in das Paket Pro Voice oder in das Paket Pro Voice Flex, endet die Testphase und der erste Abrechnungszeitraum für das neue Paket beginnt sofort. Wechseln Sie in das Paket Free, endet die Testphase ohne Kosten; ein späterer Wechsel zurück zu Pro begründet keine neue Testphase.

4.5 Paket Free

Das Paket Free ist dauerhaft kostenlos und nicht an eine Laufzeit gebunden; es umfasst bis zu 50 Buchungen und 5 WhatsApp-Erinnerungen im Monat. Da kein Entgelt anfällt, kommt eine Erstattung insoweit nicht in Betracht.

5. Keine Geld-zurück-Garantie

Wir gewähren keine Geld-zurück-Garantie. Eine Erstattung allein deshalb, weil der Dienst nach der Buchung nicht oder weniger genutzt wurde, weil eine Kündigung vergessen wurde, weil sich der Bedarf geändert hat oder weil Sie sich für einen anderen Anbieter entscheiden, ist nicht vorgesehen.

Der Grund liegt in der Preisgestaltung: Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Mindestlaufzeit, keine Provision auf Buchungen und keine Kosten je Nachricht, und jedes Abonnement ist monatlich kündbar. Das wirtschaftliche Risiko einer Fehlentscheidung ist damit auf einen Monat begrenzt.

Wir empfehlen daher, den Dienst zunächst im Paket Free oder in der Testphase von Pro zu prüfen. Unabhängig davon erstatten wir in den Fällen der Ziffer 8; die Rechte aus Ziffer 1.3 bleiben unberührt.

6. Wechsel des Pakets

Ein Wechsel in ein höheres Paket wird zu dem Zeitpunkt wirksam, der Ihnen im Konto vor der Bestätigung angezeigt wird. Der Preisunterschied wird nach der dort angezeigten Berechnung fällig; die zusätzlichen Funktionen stehen ab Wirksamkeit bereit.

Ein Wechsel in ein niedrigeres Paket wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam; bis dahin nutzen Sie das bisherige Paket unverändert weiter. Eine anteilige Erstattung des bereits gezahlten Entgelts erfolgt nicht.

Wechseln Sie von Pro Voice oder Pro Voice Flex in ein niedrigeres Paket, endet mit dem Wirksamwerden auch die Bereitstellung der Rufnummer und des Telefonassistenten. Bereits verbrauchte Gesprächsminuten rechnen wir nach Ziffer 7 ab.

7. Gesprächsminuten in den Paketen Pro Voice und Pro Voice Flex

7.1 Kontingent und Verfall

Im Paket Pro Voice sind 200 Gesprächsminuten je Abrechnungszeitraum enthalten. Nicht genutzte Minuten verfallen zum Ende des Zeitraums. Sie werden weder übertragen noch ausgezahlt noch mit anderen Entgelten verrechnet; für sie besteht kein Erstattungsanspruch.

Im Paket Pro Voice Flex ist kein Kontingent enthalten. Dort wird jede angefangene Gesprächsminute ab der ersten abgerechnet; ein Verfall findet nicht statt.

7.2 Zusätzliche Minuten

Im Paket Pro Voice rechnen wir Minuten über das Kontingent hinaus mit 0,25 € je angefangener Minute nachträglich mit der nächsten Abrechnung ab. Im Paket Pro Voice Flex rechnen wir jede angefangene Gesprächsminute mit 0,45 € ebenso nachträglich ab. Auch diese Preise sind Endpreise und enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer.

7.3 Einsicht in den Verbrauch

Zu jedem Anruf finden Sie im Konto eine Zusammenfassung mit Ergebnis und Dauer. Prüfen Sie den Verbrauch bitte laufend, damit zusätzliche Minuten nicht unbemerkt anfallen.

7.4 Streit über den Verbrauch

Halten Sie eine Verbrauchsabrechnung für unrichtig, teilen Sie uns dies innerhalb der Frist nach Ziffer 11 mit. Wir legen Ihnen dann die zu den strittigen Anrufen gespeicherten Daten offen, insbesondere Startzeit, Endzeit, Dauer in Sekunden und Ergebnis. Bis zur Klärung ziehen wir den strittigen Teilbetrag nicht ein. Ergibt die Prüfung einen Fehler in unserem Verantwortungsbereich, erstatten wir den zu viel berechneten Betrag; andernfalls erläutern wir das Ergebnis nachvollziehbar.

8. Fälle, in denen wir erstatten

In den folgenden Fällen erstatten wir. Die Aufzählung ist nicht abschließend.

Ergibt eine Prüfung nach Ziffer 11 einen dieser Fälle, erstatten wir von uns aus, auch wenn Sie den Betrag nicht beziffert haben. Darüber hinaus können wir aus Kulanz erstatten; daraus entsteht kein Anspruch für weitere Fälle.

9. Fälle, in denen wir nicht erstatten

Zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben auch in diesen Fällen unberührt. Liegt zugleich ein Fall der Ziffer 8 vor, geht Ziffer 8 vor.

10. Service-Gutschriften bei Unterschreitung der Zielverfügbarkeit

Erreicht der Dienst die Zielverfügbarkeit nicht, die in der Vereinbarung zum Leistungsniveau beschrieben ist, können Sie unter den dort genannten Voraussetzungen eine Service-Gutschrift verlangen. Sie wird mit dem Entgelt des folgenden Abrechnungszeitraums verrechnet und nur ausgezahlt, wenn das Vertragsverhältnis vorher endet.

Service-Gutschrift und anteilige Erstattung nach Ziffer 8 Nr. 5 betreffen denselben Nachteil und werden nicht nebeneinander gewährt; maßgeblich ist der für Sie günstigere Betrag. Weitergehende gesetzliche Ansprüche, insbesondere auf Schadensersatz, bleiben bestehen; eine bereits gewährte Gutschrift wird darauf angerechnet.

11. Meldung und Prüfung

11.1 Frist

Melden Sie einen Erstattungsfall bitte unverzüglich nach Kenntnis, spätestens innerhalb von 60 Tagen nach der betroffenen Abrechnung, an legal@terminio.ai. Diese Frist dient der zügigen Klärung. Gesetzliche Ansprüche und die Verjährung bleiben unberührt; die Frist führt nicht zum Verlust zwingender Rechte.

11.2 Erforderliche Angaben

Nennen Sie bitte Ihr Konto oder Ihre Buchungsseite, die Rechnungsnummer oder Datum und Betrag der Abbuchung sowie kurz den Grund. Bei Streit über den Verbrauch helfen zusätzlich Tag und ungefähre Uhrzeit der Anrufe. Fehlen Angaben, fragen wir nach, statt den Antrag abzulehnen.

11.3 Bearbeitung und Eskalation

Wir prüfen jeden Fall einzeln und antworten innerhalb von zehn Werktagen nach Eingang der vollständigen Angaben. Die Antwort nennt das Ergebnis und, bei einer Ablehnung, die tragenden Gründe. Sind Sie damit nicht einverstanden, können Sie innerhalb von 14 Tagen unter derselben Adresse eine erneute Prüfung durch die Geschäftsführung verlangen. Diese Eskalation ist keine Voraussetzung für gerichtliche Schritte.

12. Durchführung der Erstattung

Genehmigte Erstattungen wickeln wir über Stripe ab. Der Betrag geht an das ursprünglich verwendete Zahlungsmittel zurück; je nach Bank oder Kartenherausgeber dauert die Gutschrift dort typischerweise fünf bis zehn Werktage. Auf diesen letzten Schritt haben wir keinen Einfluss.

Ist das ursprüngliche Zahlungsmittel abgelaufen, gesperrt oder nicht mehr erreichbar, erstatten wir auf ein von Ihnen in Textform benanntes Bankkonto, das auf Sie oder Ihren Betrieb lautet.

Teilerstattungen sind möglich, wenn nur ein Teil einer Abrechnung fehlerhaft war. Eine Gutschrift auf das Kundenkonto statt einer Rückzahlung setzen wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung um; ohne sie erstatten wir in Geld. Eine Auszahlung in bar oder an Dritte erfolgt nicht. Zu jeder Erstattung korrigieren wir die Rechnung nach Ziffer 17.

13. Rückbuchungen

Bitte sprechen Sie uns bei einer aus Ihrer Sicht unberechtigten Abbuchung zuerst an. In den meisten Fällen lässt sich der Vorgang innerhalb weniger Tage klären, ohne dass Kosten entstehen.

Lösen Sie stattdessen eine Rückbuchung über Ihre Bank oder Ihren Kartenherausgeber aus, wird der Betrag zurückgeholt, und der Zahlungsdienstleister eröffnet ein Verfahren, in dem beide Seiten Nachweise vorlegen. Dafür fallen Entgelte an. Während der Klärung können wir kostenpflichtige Funktionen aussetzen, weil die Zahlung offen ist; danach stellen wir den Zugang unverzüglich wieder her.

War die Rückbuchung berechtigt, tragen wir die Kosten und Ihnen entstehen keine Nachteile. War sie unberechtigt, können wir die entstandenen Entgelte ersetzt verlangen und den offenen Betrag erneut einziehen. Wir weisen diese Kosten einzeln nach; einen pauschalen Zuschlag erheben wir nicht.

14. Zahlungen Ihrer Endkunden

14.1 Rolle der Parteien

Anzahlungen und Vorabzahlungen, die Ihre Endkunden über Ihre Buchungsseite leisten, sind Zahlungen an Sie. Der Vertrag über die gebuchte Leistung kommt zwischen Ihrem Endkunden und Ihnen zustande, niemals mit terminio.ai; wir stellen nur die technische Abwicklung bereit. Für die Endkunden gelten ergänzend die Buchungsbedingungen.

14.2 Erstattung durch den Betrieb

Ob, wann und in welcher Höhe Sie eine Anzahlung erstatten, richtet sich nach Ihren eigenen Stornierungsbedingungen und dem Vertrag mit Ihrem Endkunden. Die Erstattung lösen Sie im Konto aus. Wir prüfen diese Entscheidung nicht und treffen sie nicht für Sie.

14.3 Entgelte der ursprünglichen Zahlung

Für jede Zahlung Ihrer Endkunden fallen 6 % zuzüglich 0,25 € für terminio.ai sowie die Stripe-Gebühr von 1,5 % zuzüglich 0,25 € für EU-Karten an. Erstatten Sie später an Ihren Endkunden, ist die Abwicklungsleistung bereits erbracht; diese Entgelte werden deshalb in der Regel nicht zurückerstattet. Kalkulieren Sie das bitte in Ihren Stornierungsbedingungen ein.

14.4 Streit und Rückbuchungen von Endkunden

Beschwerden Ihrer Endkunden über nicht erbrachte, verschobene oder abgesagte Termine klären Sie unmittelbar mit diesen. Wir sind an diesem Verhältnis nicht beteiligt. Bucht ein Endkunde zurück, betrifft das Ihre Einnahme; das Verfahren führen Sie, die anfallenden Entgelte trägt Ihr Betrieb. Wir stellen Ihnen dafür die gespeicherten Nachweise bereit, insbesondere Zeitpunkt, Leistung, Zahlungsstatus und gezahlten Betrag.

15. Preisänderungen

Ändern wir den Preis eines Pakets oder den Preis je zusätzlicher Gesprächsminute, kündigen wir dies vorher an und weisen auf Ihr Recht hin, das Abonnement bis zum Wirksamwerden zu beenden. Einzelheiten regeln die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Eine Preisänderung wirkt nur für künftige Abrechnungszeiträume. Bereits gezahlte Zeiträume bleiben in beide Richtungen unberührt: Bei einer Erhöhung fordern wir nichts nach, bei einer Senkung besteht kein Anspruch auf eine anteilige Erstattung. Beenden Sie das Abonnement aus Anlass einer Erhöhung, gilt Ziffer 3.

16. Verbraucher

Der Dienst richtet sich an Unternehmer nach § 14 BGB. Schließen Sie ausnahmsweise als Verbraucher nach § 13 BGB ab, steht Ihnen das gesetzliche Widerrufsrecht zu. Einzelheiten, Fristen und das Muster-Widerrufsformular enthält die Widerrufsbelehrung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen.

Widerrufen Sie wirksam, erstatten wir alle erhaltenen Zahlungen für die betroffene Leistung über dasselbe Zahlungsmittel. Haben Sie ausdrücklich verlangt, dass wir vor Ablauf der Widerrufsfrist mit der Leistung beginnen, schulden Sie für die bis zum Widerruf erbrachte Leistung anteiligen Wertersatz; der Rest wird erstattet.

Ihre gesetzlichen Rechte, insbesondere Gewährleistungsrechte, bleiben in vollem Umfang bestehen. Zur Teilnahme an einem Verfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle sind wir nach § 36 VSBG weder bereit noch verpflichtet. Die frühere Plattform der Europäischen Kommission zur Online-Streitbeilegung wurde am 20. Juli 2025 eingestellt.

17. Steuern und Rechnungen bei Erstattungen

Die zutreffende Steuer wird im Bestellprozess automatisch ermittelt; dabei können Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben, sodass bei Vorliegen der Voraussetzungen das Reverse-Charge-Verfahren angewendet wird. Unsere eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist beantragt, noch nicht erteilt.

Zu jeder Erstattung erstellen wir eine korrigierte Rechnung oder eine Gutschrift, aus der der erstattete Nettobetrag und der Steueranteil hervorgehen. Die im Bruttobetrag enthaltene Umsatzsteuer wird mit erstattet. Haben Sie sie bereits als Vorsteuer geltend gemacht, ist die Korrektur in Ihrer eigenen Buchhaltung vorzunehmen.

Rechnungen, Korrekturen und Zahlungsnachweise bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB auf, mit Fristen von acht Jahren für Buchungsbelege und zehn Jahren für Handelsbücher, unabhängig davon, ob Ihr Konto noch aktiv ist.

18. Kontakt

Für Fragen zu Abrechnung und Erstattung erreichen Sie uns unter:

terminio.ai UG (haftungsbeschränkt)
Richard-Goldberg-Str. 15B, 02779 Großschönau, Deutschland
Amtsgericht Dresden, HRB 48484
Vertreten durch die Geschäftsführerin Antonia Müller
E-Mail: legal@terminio.ai
Telefon: +49 176 64095202

Diese Richtlinie ist auf Deutsch verfasst. Die deutsche Fassung ist maßgeblich.