RechtlichesNutzungsregeln (Acceptable Use Policy)

1. Zweck, Geltung und Auslegung

1.1 Zweck und Geltungsbereich

terminio.ai ist eine Software as a Service für Betriebe mit Terminen. Der Dienst wirkt nach außen: über die öffentliche Buchungsseite, über Bestätigungen und Erinnerungen per WhatsApp, SMS und E-Mail sowie im Paket Pro Voice über den KI-Telefonassistenten. Diese Regeln bestimmen, was dabei erlaubt ist. Sie gelten für jeden Kunden, für alle Personen, denen er Zugang gewährt, und für alle Inhalte, Nachrichten, Ansagen und Konfigurationen, die über den Dienst eingestellt oder versendet werden. Der Kunde ist für das Verhalten dieser Personen verantwortlich wie für eigenes. Endkunden, die lediglich einen Termin buchen, sind an diese Regeln nicht gebunden; für sie gelten die Buchungsbedingungen für Endkunden.

1.2 Verhältnis zu den übrigen Dokumenten

Diese Regeln sind Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Bei Widersprüchen gehen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen vor, soweit es um Vertragsschluss, Preise, Laufzeit, Kündigung und Haftung geht; diese Regeln gehen vor, soweit es um zulässige und unzulässige Nutzung geht. Für Daten, die wir im Auftrag des Kunden verarbeiten, gilt zusätzlich der Auftragsverarbeitungsvertrag, für unsere eigene Verarbeitung die Datenschutzerklärung.

1.3 Auslegungsgrundsatz

Die folgenden Kataloge nennen Beispiele und sind nicht abschließend, aber eng auszulegen: Untersagt ist nur, was einer Fallgruppe nach Sinn und Gewicht entspricht. Aus einem Verbot folgt kein weitergehendes Verbot ähnlicher, aber harmloser Vorgänge. Zweifel bei der Auslegung gehen nach § 305c Abs. 2 BGB zu unseren Lasten. Jede Maßnahme, die wir auf diese Regeln stützen, muss verhältnismäßig sein.

1.4 Vorabklärung

Wer unsicher ist, ob ein Vorhaben zulässig ist, fragt vorher unter legal@terminio.ai. Wir antworten in der Regel innerhalb von fünf Werktagen. Unsere Antwort ist eine Einschätzung nach diesen Regeln und keine Rechtsberatung. Haben wir ein konkret beschriebenes Vorhaben freigegeben, berufen wir uns später nicht auf einen Verstoß, solange Sachverhalt und Rechtslage unverändert bleiben.

2. Grundregeln der Nutzung

2.1 Zweckbindung

Der Dienst dient dazu, Termine anzubieten, anzunehmen, zu bestätigen, zu verschieben, abzusagen, an sie zu erinnern, Kunden- und Termindaten zu pflegen und Anzahlungen oder Vorabzahlungen für diese Termine abzuwickeln. Nutzungen ohne Terminbezug sind nicht vorgesehen.

2.2 Rechtstreue

Jede Nutzung muss geltendes Recht einhalten, insbesondere Straf-, Wettbewerbs-, Urheber-, Telekommunikations- und Datenschutzrecht sowie das für den Betrieb geltende Berufsrecht. Der Kunde verfügt über alle Erlaubnisse und Zulassungen, die seine Tätigkeit voraussetzt.

2.3 Wahrheit der Angaben

Angaben zu Firma, Anschrift, Vertretung, Rechnungsdaten und Kontakt müssen zutreffen und aktuell bleiben. Dasselbe gilt für die Buchungsseite, insbesondere für Leistungen, Dauer, Preise, Verfügbarkeit und die Personen, die die Leistung erbringen.

2.4 Keine Umgehung von Grenzen

Die Grenzen des gebuchten Pakets, etwa 50 Buchungen und 5 WhatsApp-Erinnerungen im Monat im Paket Free oder 200 Gesprächsminuten im Monat im Paket Pro Voice, dürfen nicht umgangen werden. Untersagt sind insbesondere mehrere Konten zur Vervielfachung von Grenzen und die Manipulation technischer Zählungen.

2.5 Ein Konto je Betrieb

Mehrere Standorte desselben Unternehmens dürfen in einem Konto geführt werden. Rechtlich getrennte Unternehmen, etwa Franchisenehmer oder Untermieter eines Studios, benötigen ein eigenes Konto, weil sie eigene Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung sind.

2.6 Keine Weitergabe von Zugängen

Zugangsdaten sind persönlich und nicht übertragbar. Untersagt sind gemeinsam genutzte Zugänge, die Weitergabe an Dritte und das Hinterlegen von Zugangsdaten bei Diensten, die keinen Zugriff benötigen. Für jede Person ist ein eigener Zugang mit passender Rolle anzulegen; die Zahl der Mitarbeitenden ist in allen Paketen unbegrenzt. Der Kunde verantwortet alle Vorgänge in seinem Konto und meldet einen Missbrauch unverzüglich an legal@terminio.ai.

3. Verbotene Inhalte

Untersagt sind die folgenden Inhalte, gleich ob sie auf der Buchungsseite, in Leistungsbeschreibungen, im Notizfeld der Kundenkartei, in Nachrichtenvorlagen oder in Ansagetexten des Telefonassistenten erscheinen.

3.1 Straftaten und Anleitungen dazu

Inhalte, die eine Straftat verwirklichen oder zu ihr anleiten. Beispiel: eine Leistungsbeschreibung, die das Entfernen der Wegfahrsperre fremder Fahrzeuge anbietet.

3.2 Extremistische Inhalte

Volksverhetzende, gewaltverherrlichende, terroristische oder verfassungsfeindliche Inhalte sowie Kennzeichen verbotener Organisationen. Beispiel: ein Ansagetext, der für eine verbotene Vereinigung wirbt.

3.3 Jugendschutz

Inhalte, die Kinder und Jugendliche gefährden, sowie jede sexualisierte Darstellung Minderjähriger. Beispiel: ein Bild in der Leistungsbeschreibung, das Minderjährige in sexualisierter Pose zeigt.

3.4 Beleidigung und Bedrohung

Inhalte, die andere beleidigen, bedrohen, einschüchtern, verleumden oder gezielt belästigen. Beispiel: eine an den Endkunden versendete Notiz, die ihn mit einem Schimpfwort bezeichnet.

3.5 Diskriminierung

Inhalte, die Personen wegen Herkunft, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung oder Alter herabwürdigen oder ohne sachlichen Grund ausschließen. Beispiel: der Hinweis, Angehörige einer bestimmten Religion würden nicht bedient.

3.6 Daten Dritter

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten Dritter ohne Befugnis. Beispiel: eine öffentlich sichtbare Liste von Endkunden, die einen Termin nicht wahrgenommen haben, mit Namen und Rufnummer.

3.7 Urheber-, Marken- und Kennzeichenrechte

Die Nutzung fremder Texte, Bilder, Logos, Schriften oder Musik ohne die erforderlichen Rechte. Beispiel: das Logo eines bekannten Herstellers als Kopfbild der eigenen Buchungsseite ohne Lizenz.

3.8 Identitätstäuschung

Inhalte, die den Eindruck erwecken, der Kunde sei ein anderes Unternehmen oder handle im Auftrag einer Behörde. Beispiel: eine Buchungsseite, die Name und Gestaltung einer bekannten Praxiskette nachahmt.

3.9 Irreführende Angaben

Unzutreffende Angaben zu Preisen, Verfügbarkeiten, Wartezeiten, Zulassungen, Abschlüssen oder geschützten Berufsbezeichnungen. Beispiel: die Bezeichnung „Zahnärztliche Behandlung" ohne zahnärztliche Approbation.

3.10 Gefälschte Bewertungen

Erfundene oder gekaufte Bewertungen sowie Auszeichnungen und Referenzen, die es nicht gibt. Beispiel: der Hinweis auf einen Testsieg, den es nie gegeben hat.

3.11 Unzulässige gesundheitsbezogene Aussagen

Heilversprechen und gesundheitsbezogene Angaben, die gegen das Heilmittelwerberecht verstoßen oder von notwendiger Behandlung abhalten. Beispiel: die Zusage, eine kosmetische Anwendung heile eine Hauterkrankung.

3.12 Schadsoftware und Phishing

Schadsoftware, Phishing-Seiten, gefälschte Zahlungsaufforderungen und Verweise darauf. Beispiel: ein Link in einer Terminerinnerung, der auf eine nachgebaute Anmeldeseite eines Zahlungsdienstes führt.

3.13 Rechtswidrig erlangte Daten

Daten aus einem Datenleck, einem unbefugten Zugriff oder einem unzulässigen Ankauf, einschließlich fremder Zugangsdaten. Beispiel: der Import einer Kundenliste, die dem System eines früheren Arbeitgebers entnommen wurde.

3.14 Inhalte ohne Terminbezug

Die Zweckentfremdung von Buchungsseite, Nachrichten oder Telefonassistent für Inhalte ohne Bezug zur Terminvergabe. Beispiel: eine Buchungsseite, die nur Wahlwerbung enthält und keine buchbare Leistung anbietet.

3.15 Prüfung durch den Kunden

Der Kunde prüft Inhalte vor dem Einstellen und entfernt sie unverzüglich, wenn sie gegen diese Regeln verstoßen. Wir überwachen Inhalte nicht anlasslos und sind zu einer allgemeinen Vorabprüfung nicht verpflichtet.

4. Verbotene Geschäftsmodelle und Branchen

4.1 Erlaubnispflichtige Tätigkeiten

Angebote, die eine behördliche Erlaubnis, Zulassung oder Registrierung voraussetzen, sind nur zulässig, wenn diese vorliegt. Auf Verlangen weist der Kunde sie nach.

4.2 Glücksspiel und Wetten

Glücksspiel, Sportwetten, Lotterien und vergleichbare Angebote sind untersagt, auch als Gewinnspiel mit Einsatzpflicht.

4.3 Finanz- und Kryptoangebote

Anlagevermittlung, Anlageberatung, Handel mit Kryptowerten und vergleichbare Angebote sind untersagt, soweit sie einer Erlaubnis bedürfen und diese nicht vorliegt. Beaufsichtigte Finanzdienstleister dürfen den Dienst für die Terminvergabe nutzen.

4.4 Inkasso

Inkassotätigkeit, Forderungseintreibung und Mahnkampagnen sind untersagt. Zulässig bleibt die Erinnerung an eine offene Anzahlung für einen konkreten Termin.

4.5 Schneeballsysteme

Schneeball-, Pyramiden- und Schenkkreissysteme sowie Strukturvertriebe, deren Ertrag im Wesentlichen aus der Anwerbung weiterer Teilnehmer stammt, sind untersagt.

4.6 Waffen

Verkauf und Vermittlung von Waffen, Munition, Sprengstoff und wesentlichen Teilen davon sind untersagt. Erlaubte Schießstände dürfen Termine vergeben, solange über den Dienst kein Erwerb abgewickelt wird.

4.7 Betäubungsmittel und Arzneimittel

Verkauf, Abgabe und Vermittlung von Betäubungsmitteln und verschreibungspflichtigen Arzneimitteln über den Dienst sind untersagt. Apotheken und Praxen dürfen Beratungs- und Behandlungstermine vergeben.

4.8 Fälschungen

Angebote gefälschter Waren, nachgeahmter Marken, gefälschter Dokumente und manipulierter Nachweise sind untersagt.

4.9 Sexuelle Dienstleistungen

Sexuelle Dienstleistungen gegen Entgelt, Begleitservices und Angebote der Erwachsenenunterhaltung sind untersagt. Zulässig bleiben Sexualberatung, Paartherapie und medizinische Versorgung.

4.10 Unzulässige Heilangebote

Angebote, die eine Heilung ohne belastbare Grundlage versprechen oder von notwendiger medizinischer Behandlung abhalten, sind untersagt.

4.11 Not- und Rettungsdienste

Der Dienst darf nicht für Notruf-, Rettungs-, Alarmierungs- und Bereitschaftsdienste, für Krisen- und Suizidhotlines oder für andere sicherheitskritische Kommunikation eingesetzt werden. Der Grund ist technischer Natur: Der Dienst ist kein öffentlich zugänglicher Telekommunikationsdienst im Sinne des TKG. Über den Dienst und die bereitgestellte Rufnummer können keine Notrufe abgesetzt oder entgegengenommen werden. Wer eine Rufnummer betreibt, die auch in Notlagen angerufen werden könnte, hält dafür einen anderen Weg vor und weist im Ansagetext auf die zuständigen Notrufnummern hin.

4.12 Weiterverkauf und Whitelabel

Weiterveräußerung, Vermietung, Unterlizenzierung und Vermarktung des Dienstes unter eigenem Namen sind ohne ausdrückliche schriftliche Vereinbarung untersagt. Zulässig ist die Nutzung für die Terminvergabe im eigenen Betrieb.

4.13 Sanktionen und Exportkontrolle

Untersagt sind Nutzungen, die Sanktions-, Embargo- oder Exportkontrollvorschriften der Europäischen Union, der Vereinten Nationen oder der Vereinigten Staaten verletzen, sowie jede Nutzung durch sanktionierte Personen und Organisationen.

4.14 Erlaubte Branchen

Diese Verbote treffen Geschäftsmodelle, nicht Berufsgruppen. Tattoo- und Piercingstudios, Heilpraktiker mit Erlaubnis, Apotheken, Kanzleien, Steuerberatungen, Fahrschulen, Tierarztpraxen, Werkstätten und vergleichbare Betriebe dürfen den Dienst uneingeschränkt nutzen, soweit sie die für sie geltenden Vorschriften einhalten.

5. Regeln für Nachrichten über WhatsApp, SMS und E-Mail

5.1 Rechtsgrundlage und Einwilligung

Nachrichten dürfen nur an Empfänger gehen, zu denen eine konkrete Terminbeziehung besteht oder die wirksam eingewilligt haben. Die Einwilligung muss freiwillig, für den konkreten Zweck erteilt, vorher eingeholt und jederzeit widerruflich sein. Eine vorangekreuzte Auswahl oder eine Kopplung an den Vertragsschluss genügt nicht.

5.2 Dokumentation

Der Kunde dokumentiert Zeitpunkt, Form und Wortlaut jeder Einwilligung und weist sie auf Verlangen nach. Kann er den Nachweis nicht führen, stellt er den Versand an den betroffenen Empfänger ein.

5.3 Keine Zweckentfremdung für Werbung

Bestätigungen und Erinnerungen dienen der Durchführung des gebuchten Termins und dürfen nicht als Träger für Werbung zweckentfremdet werden. Werbliche Nachrichten sind nur zulässig, wenn die Voraussetzungen des § 7 UWG erfüllt sind, insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

5.4 Kennzeichnung des Absenders

Jede Nachricht muss den Betrieb als Absender eindeutig erkennen lassen und den Bezug zum Termin deutlich machen. Anonyme oder irreführende Absenderangaben sind untersagt.

5.5 Abmeldung und Widerspruch

Werbliche Nachrichten enthalten eine einfache, kostenfreie Möglichkeit zur Abmeldung. Ein Widerspruch ist unverzüglich umzusetzen, spätestens innerhalb von drei Werktagen. Danach sind nur noch Nachrichten zulässig, die zur Durchführung eines vom Empfänger selbst gebuchten Termins erforderlich sind.

5.6 Keine gekauften Listen

Der Versand an gekaufte, gemietete, getauschte oder ohne Bezug zum eigenen Betrieb erhobene Nummern- und Adresslisten ist untersagt, ebenso der Versand an Listen aus öffentlichen Quellen ohne Einwilligung.

5.7 Sperrlisten

Eine Sperre, die aus einem Widerspruch, einem dauerhaften Zustellfehler oder einer Entscheidung des Plattformbetreibers folgt, darf nicht umgangen werden, insbesondere nicht durch Neuanlage des Kontakts, geändertes Nummernformat oder Wechsel des Kanals.

5.8 Plattformregeln und Vorlagen

Für WhatsApp gelten zusätzlich die Regeln der WhatsApp Business Platform, deren Zugang über Twilio Ireland Limited bereitgestellt wird. Nachrichtenvorlagen müssen dem freigegebenen Wortlaut entsprechen und dürfen nicht so verändert werden, dass die Freigabe entwertet wird. Verstöße können dazu führen, dass der Plattformbetreiber die Absendernummer des Betriebs einschränkt oder sperrt. Diese Entscheidung liegt nicht bei uns; wir unterstützen bei der Klärung, soweit uns das möglich ist.

5.9 Versandzeiten und Häufigkeit

Werbliche Nachrichten zwischen 21 Uhr und 8 Uhr sind zu unterlassen. Terminerinnerungen dürfen auch außerhalb dieses Zeitfensters versendet werden, wenn der Termin es erfordert. Üblich sind je Termin eine Bestätigung, bis zu zwei Erinnerungen und Mitteilungen über Änderungen.

5.10 Rückläufer und ungültige Nummern

Nummern mit dauerhaftem Zustellfehler sind aus dem Versand zu nehmen und in der Kundenkartei zu bereinigen. Wiederholte Versuche an erkennbar ungültige Nummern sind untersagt. Der Zustellstatus einer WhatsApp-Nachricht wird im Termin gespeichert und ist im Konto einsehbar.

6. Regeln für Telefonie und den KI-Telefonassistenten

Dieser Abschnitt gilt für die Pakete Pro Voice und Pro Voice Flex, in denen der KI-Telefonassistent mit einer deutschen Rufnummer bereitgestellt wird.

6.1 Nur eingehende Anrufe

Der Assistent ist ausschließlich für eingehende Anrufe im eigenen Betrieb des Kunden bestimmt. Er nimmt Anrufe an, prüft den Kalender live, bucht, verschiebt und sagt Termine ab, beantwortet hinterlegte Fragen, bietet auf Wunsch eine Warteliste an, notiert Rückrufwünsche und leitet auf Wunsch an eine hinterlegte Rufnummer weiter.

6.2 Keine Werbeanrufe

Automatisierte ausgehende Anrufe, Kaltakquise, Umfragekampagnen und Rückrufwellen sind untersagt. Ein Rückruf durch einen Menschen aus dem Betrieb, weil ein Anrufer darum gebeten hat, bleibt zulässig.

6.3 Transparenzansage

Zu Beginn des Gesprächs weist der Assistent darauf hin, dass ein automatisiertes System antwortet. Dieser Hinweis darf nicht entfernt, verkürzt, überlagert oder irreführend verändert werden. Die Pflicht folgt aus Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689. Wir stellen das System bereit und sind insoweit Anbieter; der Kunde setzt es im eigenen Namen ein und ist Betreiber. Die Betreiberpflichten, insbesondere Information der Anrufenden und sachgerechte Konfiguration, treffen den Kunden.

6.4 Keine Vortäuschung einer realen Person

Der Assistent darf nicht so konfiguriert werden, dass er sich als eine bestimmte reale Person ausgibt. Ein neutraler Vorname für den Assistenten ist zulässig, solange die Transparenzansage erhalten bleibt.

6.5 Keine fremden Stimmen

Das Nachbilden der Stimme einer realen Person ohne deren nachweisbare Einwilligung ist untersagt. Zulässig sind nur die im Dienst angebotenen Stimmen.

6.6 Aufzeichnung und Vertraulichkeit des Wortes

Eine dauerhafte Audioaufzeichnung wird in terminio.ai nicht gespeichert. Gespeichert werden Rufnummer der anrufenden Person, Startzeit, Endzeit, Dauer in Sekunden, Ergebnis, Zusammenfassung, ein Verweis auf ein Transkript, Kennungen des Telefonie- und des KI-Anbieters, Kosten und die Verknüpfung zum Termin. Setzt der Kunde eigene Mitschnittlösungen ein, verantwortet er sie allein; § 201 StGB schützt die Vertraulichkeit des nicht öffentlich gesprochenen Wortes, und ein Mitschnitt ohne Einwilligung aller Beteiligten kann strafbar sein.

6.7 Grenzen der Wissensdatenbank

Hinterlegte Fragen, Antworten und Ansagetexte müssen zutreffend, aktuell und rechtlich zulässig sein und dürfen keine Inhalte nach Abschnitt 3 enthalten. Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB hinterlegen keine Inhalte, die geschützte Einzelheiten über konkrete Personen preisgeben.

6.8 Keine Beratung

Der Assistent darf nicht so konfiguriert werden, dass er medizinische, rechtliche, steuerliche oder finanzielle Beratung im Einzelfall erteilt. Zulässig sind organisatorische Auskünfte, etwa zu Öffnungszeiten, Anfahrt, Dauer einer Leistung, mitzubringenden Unterlagen und, sofern aktiviert, zu Preisen.

6.9 Rufnummer

Die bereitgestellte Rufnummer darf nicht für Dienste mit besonderer Tarifierung, für Massenanrufe, für die Weitervermietung an Dritte oder für Zwecke außerhalb des eigenen Betriebs genutzt werden. Notrufe sind über sie nach Abschnitt 4.11 nicht möglich.

6.10 Belästigende Anrufer

Wiederholt belästigende Rufnummern kann der Kunde im Konto sperren. Bei strafbarem Verhalten unterstützen wir ihn mit den bei uns vorhandenen Verbindungsdaten, soweit eine Rechtsgrundlage besteht.

6.11 Weiterleitungen

Eine hinterlegte Weiterleitungsnummer muss dem Betrieb zuzuordnen sein und darf nicht auf kostenpflichtige Sonderrufnummern, auf Dritte ohne deren Einverständnis oder auf Notrufnummern zeigen.

6.12 Kein Training allgemeiner Modelle

Wir nutzen Kundeninhalte, Termindaten und Gesprächsdaten nicht, um allgemeine Modelle der künstlichen Intelligenz zu trainieren, und geben sie nicht zu diesem Zweck an Dritte weiter.

7. Regeln für Zahlungen

7.1 Keine Zahlungen für verbotene Leistungen

Über die Zahlungsfunktion dürfen keine Beträge für Leistungen eingezogen werden, die nach Abschnitt 3 oder Abschnitt 4 untersagt sind.

7.2 Keine Umgehung des Zahlungsdienstleisters

Zahlungen werden über Stripe Payments Europe, Limited abgewickelt. Untersagt sind das Umgehen der Prüf- und Sicherungsmechanismen, das Leiten von Zahlungen über fremde Konten, der Einzug für Dritte und das Verschleiern des Zahlungsempfängers. Die Bedingungen des Zahlungsdienstleisters sind einzuhalten.

7.3 Wahrheit der Preisangaben

Der angezeigte Preis muss dem entsprechen, was der Endkunde tatsächlich schuldet. Bei Anzahlung oder Vorabzahlung muss vor der Buchung erkennbar sein, welcher Betrag sofort und welcher später fällig wird. Leistungen ab 0,70 Euro können bezahlt werden.

7.4 Anzahlungen und Erstattungen

Der Kunde legt seine Bedingungen für Anzahlung, Ausfall und Erstattung fest, macht sie vor der Buchung zugänglich und wendet sie einheitlich an. Steht dem Endkunden eine Erstattung zu, wickelt der Kunde sie unverzüglich über den Dienst ab. Der Vertrag über die gebuchte Leistung kommt zwischen Endkunde und Betrieb zustande, niemals mit terminio.ai. Für unsere eigenen Entgelte gilt die Rückerstattungsrichtlinie.

7.5 Kein reines Zahlungsinstrument

Untersagt sind der Einzug von Beträgen ohne zugrunde liegende Buchung, das Weiterleiten von Geldern für Dritte und das Anlegen von Scheinleistungen, um Zahlungen abzuwickeln.

7.6 Rückbelastungen

Häufen sich Rückbelastungen oder Streitfälle in einem Umfang, der die Zahlungsabwicklung gefährdet, sprechen wir den Kunden an und suchen gemeinsam die Ursache. Über die Sperrung eines Zahlungskontos entscheidet der Zahlungsdienstleister nach seinen Bedingungen, nicht wir.

8. Technische Integrität

8.1 Zugangskontrollen und Mandantentrennung

Untersagt sind Versuche, Zugangskontrollen, Rechteprüfungen oder die Trennung der Daten verschiedener Kunden zu umgehen, sowie jeder Zugriff auf Daten außerhalb des eigenen Kontos.

8.2 Ausnutzen von Schwachstellen

Wer eine Schwachstelle bemerkt, darf sie nicht ausnutzen, nicht vertiefen und nicht an Dritte weitergeben, sondern meldet sie nach Abschnitt 8.11.

8.3 Tests ohne Zustimmung

Sicherheitstests, Penetrationstests, Lasttests und automatisierte Schwachstellenscans bedürfen unserer vorherigen Zustimmung in Textform. Wir erteilen sie in der Regel, wenn Zeitraum, Umfang und Ansprechpartner benannt sind und andere Kunden nicht beeinträchtigt werden.

8.4 Automatisiertes Auslesen

Das systematische automatisierte Auslesen von Inhalten des Dienstes, insbesondere fremder Buchungsseiten, Verfügbarkeiten und Preise, ist untersagt. Der Abruf eigener Daten über die vorgesehenen Export- und Ausgabefunktionen bleibt zulässig.

8.5 Massenkonten

Das automatisierte Anlegen von Konten, das Anlegen von Konten unter falschen Angaben und das Vorhalten inaktiver Konten allein zum Sichern von Namen sind untersagt.

8.6 Überlastung

Untersagt ist jede Nutzung, die unverhältnismäßige Systemlast erzeugen soll, insbesondere Angriffe auf die Verfügbarkeit, Dauerabfragen in kurzen Intervallen und das absichtliche Auslösen großer Mengen von Buchungen, Nachrichten oder Anrufen.

8.7 Reverse Engineering

Zurückentwickeln, Dekompilieren, Disassemblieren und Nachbauen des Dienstes sind untersagt, soweit dies nicht durch zwingendes Recht erlaubt ist. Gesetzliche Befugnisse zur Herstellung der Interoperabilität bleiben unberührt.

8.8 Konkurrenzangebot

Untersagt sind die Nutzung des Dienstes zum Aufbau eines konkurrierenden Angebots und das systematische Sammeln von Leistungs- und Preisdaten zur Veröffentlichung. Ein sachlicher Vergleich mit anderen Anbietern und die Meinungsäußerung über den Dienst bleiben zulässig.

8.9 Kein Speicher- oder Verteildienst

Der Dienst darf nicht als allgemeine Dateiablage, als Verteilweg für Inhalte ohne Terminbezug oder als Weiterleitungspunkt für fremden Datenverkehr genutzt werden.

8.10 Manipulation des Assistenten

Untersagt sind Eingaben und Wissensinhalte, die Sicherheitsvorkehrungen des Telefonassistenten umgehen, seine Transparenzansage aushebeln oder ihn zu unzulässigen Aussagen bewegen sollen.

8.11 Verantwortliche Meldung von Schwachstellen

Wir begrüßen Hinweise auf Sicherheitslücken. Meldungen gehen an legal@terminio.ai mit einer Beschreibung, die uns die Nachstellung ermöglicht. Bedingungen für eine verantwortliche Meldung:

• Der Test beschränkt sich auf eigene Konten und eigene Testdaten.
• Auf personenbezogene Daten Dritter wird nicht zugegriffen; werden sie unvermeidbar sichtbar, wird der Test abgebrochen und der Umfang gemeldet, ohne Daten zu speichern oder weiterzugeben.
• Der Betrieb wird nicht beeinträchtigt; Angriffe auf die Verfügbarkeit, Massenversand und Social Engineering gegen unsere Mitarbeitenden oder Dienstleister unterbleiben.
• Für die Meldung wird keine Gegenleistung gefordert und nicht mit Veröffentlichung gedroht.
• Einzelheiten werden erst nach der Behebung veröffentlicht; als angemessen gilt eine Frist von 90 Tagen ab unserer Eingangsbestätigung, die einvernehmlich verlängert oder verkürzt werden kann.

Wer sich daran hält, muss von uns keine rechtlichen Schritte befürchten. Wir nehmen eine solche Meldung weder zum Anlass für eine Kündigung noch für eine Maßnahme nach Abschnitt 12. Wir bestätigen den Eingang in der Regel innerhalb von zwei Werktagen und melden uns mit einer ersten Einschätzung in der Regel innerhalb von zehn Werktagen. Ein Prämienprogramm betreiben wir derzeit nicht; auf Wunsch nennen wir die meldende Person nach der Behebung als Hinweisgeber.

9. Datenschutz im Verantwortungsbereich des Kunden

9.1 Rollenverteilung

Für Termin-, Kunden- und Gesprächsdaten, die ein Betrieb über den Dienst verarbeitet, ist der Betrieb Verantwortlicher und terminio.ai Auftragsverarbeiter. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

9.2 Datenminimierung

Der Kunde erhebt nur Daten, die er für die Terminabwicklung benötigt, im Regelfall Name, Telefonnummer, optional E-Mail, Leistung, Zeitpunkt und zugeordnete Person. Zusätzliche Pflichtfelder sind zu vermeiden, wenn die Angabe für die Leistung nicht erforderlich ist.

9.3 Freitextfelder

Das Notizfeld der Kundenkartei ist für organisatorische Hinweise bestimmt. Es darf nicht für Gesundheitsdaten, Diagnosen, biometrische Daten, Angaben zu Religion, Weltanschauung, sexueller Orientierung oder Gewerkschaftszugehörigkeit und nicht für abwertende Bewertungen von Personen genutzt werden. Berufsgeheimnisträger nach § 203 StGB sorgen dafür, dass geschützte Einzelheiten nicht in Feldern der Terminorganisation erscheinen.

9.4 Information der Endkunden

Der Kunde informiert seine Endkunden über die Verarbeitung, hält eigene Datenschutzhinweise bereit und verlinkt sie auf seiner Buchungsseite. Versendet er Nachrichten über WhatsApp, weist er auf diesen Kanal hin.

9.5 Personenbezogene Zugänge

Zugänge sind personenbezogen zu vergeben, damit Vorgänge zugeordnet werden können. Scheidet eine Person aus oder ändert sich ihre Aufgabe, entzieht oder ändert der Kunde den Zugang unverzüglich. Rollen sind so zu vergeben, dass jede Person nur die für ihre Aufgabe nötigen Daten sieht.

9.6 Anfragen betroffener Personen

Auskunfts-, Berichtigungs-, Lösch- und Widerspruchsersuchen von Endkunden beantwortet der Kunde als Verantwortlicher selbst. Erreicht uns ein solches Ersuchen unmittelbar, leiten wir es an den Kunden weiter und beantworten es nicht eigenständig. Im Konto stehen dafür Export- und Löschfunktionen bereit.

9.7 Exportierte Daten

Für Daten, die der Kunde aus dem Dienst exportiert, ist er allein verantwortlich. Der Export darf nicht dazu dienen, Endkundendaten ohne Rechtsgrundlage zu verwenden, etwa für den Verkauf an Dritte.

10. Faire Nutzung von Kontingenten

10.1 Kontingente der Pakete

Das Paket Free umfasst bis zu 50 Buchungen und 5 WhatsApp-Erinnerungen im Monat. Die Pakete Pro, Pro Voice und Pro Voice Flex enthalten unbegrenzte Buchungen und Erinnerungen. Im Paket Pro Voice sind 200 Gesprächsminuten im Monat enthalten, danach werden 0,25 Euro je angefangener Minute berechnet; nicht genutzte Gesprächsminuten verfallen zum Ende des Abrechnungszeitraums. Im Paket Pro Voice Flex sind keine Gesprächsminuten enthalten; dort wird jede angefangene Minute mit 0,45 Euro berechnet.

10.2 Was als unüblich gilt

Unüblich ist eine Nutzung, die den Umfang vergleichbarer Betriebe deutlich und dauerhaft übersteigt und sich nicht aus dem Geschäft des Kunden erklärt. Anhaltspunkte sind automatisiert erzeugte Buchungen ohne echte Endkunden, Nachrichtenvolumen ohne Verhältnis zur Zahl der Termine, die Nutzung eines Kontos für mehrere rechtlich getrennte Betriebe und Dauerlast durch Abfragen im Sekundentakt.

10.3 Wie wir reagieren

Wir sprechen den Kunden zuerst an und geben Gelegenheit zur Erklärung. Ist eine Anpassung nötig, kündigen wir sie in Textform mit einer Frist von mindestens 14 Tagen an und schlagen, wo es passt, ein geeignetes Paket vor. Erst danach begrenzen wir das betroffene Volumen. Eine rückwirkende Nachberechnung für zurückliegende Zeiträume nehmen wir nicht vor.

10.4 Ausnahme bei akuter Gefahr

Droht eine unmittelbare Beeinträchtigung des Dienstes für andere Kunden oder läuft ein Missbrauch, dürfen wir das betroffene Volumen sofort begrenzen. Wir informieren unverzüglich, nennen den Grund und heben die Begrenzung auf, sobald die Ursache beseitigt ist.

11. Meldung von Verstößen

11.1 Kanal

Hinweise auf Verstöße nehmen wir unter legal@terminio.ai entgegen, von Kunden, Endkunden, Betroffenen und Dritten.

11.2 Erforderliche Angaben

11.3 Vertraulichkeit der meldenden Person

Wir behandeln die Identität der meldenden Person vertraulich und geben sie nicht an den gemeldeten Kunden weiter, soweit wir dazu nicht rechtlich verpflichtet sind. Meldungen sind auch ohne Kontaktdaten möglich; dann können wir nicht zurückfragen und nicht über das Ergebnis informieren.

11.4 Eingangsbestätigung und Bearbeitung

Wir bestätigen den Eingang in der Regel innerhalb von zwei Werktagen und geben eine erste inhaltliche Rückmeldung in der Regel innerhalb von sieben Werktagen. Bei Hinweisen auf eine unmittelbare Gefahr für Personen prüfen wir sofort. Diese Zeiten sind Zielwerte für den Regelfall; verbindliche Zusagen zu Verfügbarkeit und Reaktion enthält der Servicelevel.

11.5 Missbrauch des Meldewegs

Wiederholt wissentlich unrichtige Meldungen, Meldungen zur Behinderung eines Wettbewerbers und Meldungen in schädigender Absicht behandeln wir nicht weiter; den Absender können wir vom Meldeweg ausschließen. Rechtliche Ansprüche bleiben unberührt.

12. Prüfverfahren und Maßnahmen

12.1 Grundsätze

Wir prüfen jeden begründeten Hinweis und jede eigene Feststellung. Vor einer Maßnahme geben wir Gelegenheit zur Stellungnahme, soweit dem keine akute Gefahr, eine behördliche Anordnung oder der Zweck der Aufklärung entgegensteht. Wir wählen stets die mildeste geeignete Maßnahme.

12.2 Stufenmodell

Die Stufen müssen nicht nacheinander durchlaufen werden, wenn die Schwere des Falls eine höhere Stufe erfordert. Bei behebbaren Fällen beginnen wir regelmäßig auf Stufe 1 oder 2.

12.3 Auswahlkriterien

Maßgeblich sind Schwere des Verstoßes, Vorsatz, Wiederholung, eingetretener oder drohender Schaden, Zahl und Schutzbedürftigkeit betroffener Personen, Mitwirkung des Kunden an der Aufklärung und die Frage, ob der Zustand ohne Weiteres behebbar ist.

12.4 Sofortiges Handeln

Bei akuter Gefahr für Personen, laufendem Angriff auf die Sicherheit des Dienstes, behördlicher oder gerichtlicher Anordnung oder offensichtlich strafbaren Inhalten dürfen wir ohne Vorankündigung handeln. Wir informieren unverzüglich nach der Maßnahme, nennen den Grund und weisen auf das Widerspruchsverfahren hin.

12.5 Dokumentation und Entscheidung durch Menschen

Wir dokumentieren Anlass, Prüfung, Abwägung, Maßnahme und Zeitpunkt. Technische Auffälligkeiten können automatisiert erkannt werden; über eine Maßnahme nach Abschnitt 12.2 entscheidet stets eine Person. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12.6 Wiederherstellung

Ist der Verstoß beseitigt, heben wir die Maßnahme unverzüglich auf. Während einer Sperrung bleiben die Daten des Kunden erhalten, solange der Vertrag besteht. Für die Wiederherstellung berechnen wir kein gesondertes Entgelt. War eine Maßnahme unberechtigt, schreiben wir den auf den Zeitraum der Einschränkung entfallenden Anteil des Entgelts gut.

12.7 Auswirkungen auf Endkunden

Sperrungen wirken sich auf die öffentliche Buchungsseite aus; der Kunde erreicht seine Endkunden währenddessen auf anderem Weg. Wir versenden von uns aus keine Mitteilungen an Endkunden des Kunden, es sei denn, dies ist zur Gefahrenabwehr oder zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich.

13. Widerspruchsverfahren

13.1 Frist und Form

Gegen eine Maßnahme kann der Kunde innerhalb von 14 Tagen ab Zugang der Mitteilung Widerspruch erheben, in Textform an legal@terminio.ai, unter Angabe von Maßnahme, Konto und Gründen. Belege können beigefügt werden.

13.2 Erneute Prüfung

Wir prüfen den Fall vollständig neu und beziehen die Stellungnahme ein. Soweit es die Größe unseres Unternehmens zulässt, übernimmt die erneute Prüfung eine andere Person als die ursprüngliche Entscheidung. Ist das nicht möglich, weisen wir darauf hin und legen die tragenden Gründe offen.

13.3 Antwort

Wir antworten in Textform, in der Regel innerhalb von zehn Werktagen, und begründen das Ergebnis. Halten wir die Maßnahme aufrecht, nennen wir die Tatsachen und Erwägungen, auf die wir sie stützen.

13.4 Keine Nachteile

Die Ausübung des Widerspruchsrechts führt zu keinen Nachteilen. Ein Widerspruch ist für sich genommen kein Grund für eine weitere Maßnahme oder eine Kündigung.

13.5 Rechtsweg

Das Verfahren ist eine freiwillige zusätzliche Möglichkeit, verkürzt keine gesetzlichen Fristen und schließt den Rechtsweg nicht aus. Nach § 36 VSBG weisen wir darauf hin, dass wir nicht bereit und nicht verpflichtet sind, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

14. Behördliche Anfragen und Auskünfte an Dritte

14.1 Grundsatz

Auskünfte über Kunden, deren Konten und deren Daten erteilen wir Dritten nur bei gültiger Rechtsgrundlage, insbesondere aufgrund einer wirksamen behördlichen oder gerichtlichen Anordnung, oder mit Einwilligung des Kunden.

14.2 Prüfung der Rechtmäßigkeit

Wir prüfen jedes Ersuchen auf Zuständigkeit, Form, Rechtsgrundlage und Umfang. Ist ein Ersuchen offensichtlich unzulässig, zu weit gefasst oder unbestimmt, widersprechen wir oder verlangen eine Konkretisierung. Wir geben nicht mehr Daten heraus als verlangt.

14.3 Information des Kunden

Wir informieren den Kunden über ein Ersuchen, das seine Daten betrifft, soweit dies rechtlich erlaubt ist und keine Geheimhaltungspflicht besteht. Ist die Information vorübergehend untersagt, holen wir sie nach, sobald das Verbot entfällt.

14.4 Daten aus der Auftragsverarbeitung

Betrifft ein Ersuchen Daten, für die der Kunde Verantwortlicher ist, verweisen wir die ersuchende Stelle grundsätzlich an ihn und erteilen selbst nur Auskunft, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Das Nähere regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

14.5 Anfragen Privater

Anfragen von Rechtsanwälten, Wettbewerbern, Versicherungen und sonstigen privaten Dritten beantworten wir ohne Rechtsgrundlage nicht. Wir verweisen auf den Weg über den Kunden oder die zuständigen Stellen und informieren den betroffenen Kunden.

14.6 Dokumentation

Wir dokumentieren eingegangene Ersuchen, unsere Prüfung und den Umfang erteilter Auskünfte.

15. Änderungen dieser Regeln und Kontakt

15.1 Anlässe

Wir passen diese Regeln an, wenn neue Funktionen hinzukommen, sich die Rechtslage ändert, Vorgaben von Plattformen oder Dienstleistern dies erfordern oder neue Missbrauchsmuster auftreten.

15.2 Verfahren

Änderungen teilen wir nach dem in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehenen Verfahren in Textform mit. Belastende Änderungen gelten nicht rückwirkend. Die jeweils geltende Fassung ist unter https://terminio.ai/legal/acceptable-use abrufbar; das Datum steht am Anfang dieses Dokuments.

15.3 Sprachfassungen

Diese Regeln sind auf Deutsch verfasst. Übersetzungen dienen der Verständlichkeit. Die deutsche Fassung ist maßgeblich.

15.4 Kontakt

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Vertreten durch die Geschäftsführerin Antonia Müller
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