Ein Terminausfall fühlt sich nach einer verlorenen Stunde an. In Wirklichkeit ist er eine Zahl, und die kannst du in fünf Minuten ausrechnen. Dieser Artikel zeigt dir die Formel, erklärt, warum der Wert pro Termin nicht der Preis einer Leistung ist, rechnet acht Branchen beispielhaft durch und zeigt, wie du deine eigene No-Show-Rate in zwei Wochen ermittelst. Am Ende weißt du, was eine halbierte Rate im Jahr bringt.
Was kostet ein No-Show? Die einfache Formel
Die Rechnung hat vier Teile: Termine pro Woche, Anteil der No-Shows, Wert pro Termin und Arbeitswochen im Jahr. Multipliziert ergibt das die Summe, die dir jedes Jahr fehlt, ohne dass du sie irgendwo als Kostenposition siehst. Wir rechnen mit 48 Wochen, weil Urlaub und Feiertage die übrigen vier füllen.
Ein Beispiel: 40 Termine pro Woche, zehn Prozent No-Shows, 60 Euro Wert pro Termin. Das sind vier ausgefallene Termine pro Woche, also 240 Euro. Mal 48 Wochen ergibt 11.520 Euro im Jahr. Für einen einzigen Arbeitsplatz, bei einer Rate, die viele Betriebe für normal halten.
Die Formel ist bewusst einfach. Sie soll dir in einer Minute eine Größenordnung liefern, keine Bilanz. Zwei der vier Zahlen kennst du sofort. Die anderen beiden, den Anteil und den Wert pro Termin, schauen wir uns in den nächsten Abschnitten genauer an, denn dort verrechnen sich die meisten.
- Termine pro Woche: alle gebuchten Termine, über alle Mitarbeiter und Plätze zusammen.
- No-Show-Anteil: Termine ohne Erscheinen und ohne Absage, geteilt durch alle Termine.
- Wert pro Termin: dein Stundensatz mal die Länge des Zeitfensters, nicht der Preis einer Leistung.
- Mal 48 Wochen: das Jahr ohne Urlaub und Feiertage, für die meisten Betriebe realistisch.
Der Wert pro Termin ist nicht der Preis der Leistung
Der häufigste Fehler beim Rechnen: Als Wert pro Termin wird der Preis der ausgefallenen Leistung eingesetzt. Ein Herrenhaarschnitt für 28 Euro fällt aus, also kostet der No-Show 28 Euro. Das stimmt nur, wenn das Zeitfenster genau so kurz war und niemand die Zeit sonst gebraucht hätte.
Rechne stattdessen mit dem Stundensatz deines Platzes mal der Länge des Fensters. Erwirtschaftet ein Stuhl im Schnitt 60 Euro pro Stunde und war eine Stunde geblockt, kostet der Ausfall 60 Euro, egal welche Leistung gebucht war. Denn in dieser Stunde hättest du auch eine Färbung oder zwei kurze Schnitte machen können.
Den Stundensatz findest du in deinem Umsatz: Monatsumsatz eines Platzes geteilt durch die Stunden, die er belegt war. Wer das noch nie ausgerechnet hat, ist oft überrascht, wie hoch die Zahl ist. Und wie viel eine leere Stunde entsprechend kostet.
Die versteckten Kosten eines Terminausfalls
Der fehlende Umsatz ist der sichtbare Teil. Dazu kommen Kosten, die trotzdem entstehen: Die Mitarbeiterin ist da und wird bezahlt, ob der Kunde kommt oder nicht. Das Material war vorbereitet, in der Kosmetik oder im Tattoostudio ist es manchmal schon angebrochen. Die Miete läuft pro Stunde weiter.
Der teuerste Posten ist unsichtbar: der Kunde, der diesen Termin gern gehabt hätte. In Praxen mit Wartezeit und in gefragten Salons wird jede Lücke jemandem verweigert, der sie gebraucht hätte. Vielleicht hat er inzwischen woanders gebucht. Dieser Kunde taucht in keiner Rechnung auf, aber er fehlt.
Für die Formel bleibt es beim Stundensatz mal Fensterlänge, das hält sie ehrlich und vergleichbar. Merke dir nur: Das Ergebnis ist eher die Untergrenze. Wer Material vorbereitet oder Personal eigens für den Termin eingeplant hat, liegt in Wirklichkeit noch ein gutes Stück darüber.
Terminausfall Kosten: Beispiele für acht Branchen
Die folgenden Werte sind typische Größenordnungen, keine Statistik. Jeder Betrieb ist anders, und dein eigener Stundensatz zählt mehr als jeder Durchschnitt. Die Beispiele zeigen vor allem, wie stark der Wert pro Termin mit dem Fenster und dem Personal schwankt. Wir rechnen jeweils mit 48 Wochen und einer No-Show-Rate von rund zehn Prozent, die je nach Branche eher niedrig oder eher hoch sein kann.
Auffällig ist: Betriebe mit kurzen Terminen verlieren pro Ausfall wenig, aber oft. Betriebe mit langen Fenstern verlieren selten, aber viel. Beide kommen am Ende auf ähnliche Jahresbeträge, nur die passende Gegenmaßnahme unterscheidet sich deutlich, dazu im letzten Abschnitt dieses Artikels mehr.
- Friseursalon: 40 Termine, rund 60 Euro pro Stunde, eine Stunde pro Termin. Etwa 11.500 Euro pro Stuhl und Jahr.
- Kosmetikstudio: 30 Termine, 60 bis 90 Minuten, Material meist vorbereitet. In der Regel 9.000 bis 13.000 Euro im Jahr.
- Physiotherapie: 80 kurze Termine, 20 bis 30 Minuten, rund 45 Euro je Behandlung. Meist 15.000 bis 18.000 Euro je Therapeut.
- Arztpraxis: 100 und mehr kurze Termine pro Woche. Schon fünf Prozent Ausfall sind je nach Abrechnung schnell fünfstellig.
- Kfz-Werkstatt: 25 Termine, lange Fenster, Hebebühne gebunden, 80 bis 100 Euro pro Stunde. Oft über 20.000 Euro im Jahr.
- Fahrschule: 30 Fahrstunden zu 45 bis 60 Minuten, der Fahrlehrer wartet im Auto. Meist 7.000 bis 9.000 Euro im Jahr.
- Tierarztpraxis: 60 Termine, 15 bis 30 Minuten, Personal und Raum eingeplant. In der Regel 10.000 bis 14.000 Euro.
- Tattoostudio: wenige, sehr lange Termine, oft halbe Tage. Ein Ausfall pro Woche reicht für 15.000 Euro und mehr.
No-Show-Rate berechnen: zwei Wochen zählen
Die Rate ist die Zahl, die du am wenigsten schätzen solltest. Die meisten Inhaber liegen zu niedrig, weil der Ärger über den letzten Ausfall schnell verfliegt und die Absagen kurz vorher gedanklich nicht mitzählen. Zwei Wochen Strichliste liefern eine ehrlichere Zahl als ein Jahr Bauchgefühl.
Zähle nur echte No-Shows: Termin gebucht, niemand da, keine Absage. Kurzfristige Absagen führst du in einer zweiten Spalte, sie kosten ähnlich viel, brauchen aber andere Maßnahmen. Nach zwei Wochen teilst du die No-Shows durch alle gebuchten Termine und nimmst das Ergebnis mal hundert.
- Zwei normale Wochen wählen, ohne Ferien, ohne Aktion, ohne neue Mitarbeiter.
- Jeden Termin zählen, der ohne Absage ausfällt, egal welche Leistung oder wer betroffen ist.
- Kurzfristige Absagen getrennt notieren, alles unter 24 Stunden vorher.
- Nach zwei Wochen: No-Shows geteilt durch alle Termine, mal hundert, ergibt die Rate.
- Die Rate in die Formel einsetzen und den Jahresbetrag aufschreiben, gut sichtbar.
Was eine halbierte No-Show-Rate im Jahr bringt
Null No-Shows erreicht kein Betrieb, Menschen werden krank, Autos springen nicht an. Realistisch ist eine Halbierung: von zehn auf fünf Prozent, von sechs auf drei. Das schaffen die meisten Betriebe mit einer Bestätigung bei der Buchung und einer Erinnerung am Vortag, ohne strengere Regeln und ohne Anzahlung.
Im Beispiel vom Anfang sind das 5.760 Euro im Jahr, die im Betrieb bleiben. In der Werkstatt aus der Liste über 10.000 Euro, bei der Physiotherapeutin rund 8.000 Euro. Das ist der Betrag, gegen den du jede Maßnahme rechnen kannst: Kostet sie weniger im Jahr, zahlt sie sich aus.
Die Erinnerung zahlt sich zuerst aus, weil sie fast nichts kostet und alle Termine erreicht. Bei terminio.ai gehen Bestätigung und Erinnerungen per WhatsApp von deiner eigenen Nummer raus, ohne Kosten pro Nachricht, im Free-Plan mit fünf Erinnerungen im Monat, in Pro unbegrenzt. Auf der WhatsApp-Seite steht ein Rechner, in den du deine Zahlen direkt einträgst. Die Anzahlung kommt danach, für die langen, teuren Fenster, in denen ein einzelner Ausfall mehr kostet als ein Jahr Erinnerungen.
