Eine Stornierungsfrist ist der Zeitpunkt vor einem Termin, bis zu dem ein Kunde den Termin kostenlos absagen oder verschieben kann. Wer nach Ablauf der Frist absagt oder nicht erscheint, muss je nach vereinbarter Regel mit einer Gebühr rechnen oder verliert eine bereits geleistete Anzahlung.
Wie eine Stornierungsfrist funktioniert
Eine Stornierungsfrist legt fest, wie lange vor dem Termin eine Absage noch kostenlos ist. Üblich sind je nach Branche 24 oder 48 Stunden, bei langen oder teuren Terminen auch mehrere Tage. Bis zu diesem Zeitpunkt kann der Kunde absagen oder verschieben, ohne dass etwas anfällt. Danach greift die Regel, die du vorher festgelegt hast: eine Ausfallgebühr, ein Teil des Preises oder die einbehaltene Anzahlung.
Damit die Frist gilt, muss der Kunde sie vor der Buchung kennen. Deshalb gehört sie an drei Stellen: auf die Buchungsseite neben Preis und Dauer, in die Bestätigung und in die Erinnerung. Die Erinnerung ist der wichtigste Ort, weil sie kurz vor Ablauf der Frist ankommt. Ein Satz wie „Absagen bis morgen 14 Uhr kostenlos“ reicht, wenn ein Link zum Absagen oder Verschieben dabei ist.
Die Frist ist nur die halbe Regel. Die andere Hälfte ist, was nach Ablauf passiert. Ohne Anzahlung oder hinterlegte Zahlungsart bleibt eine Gebühr oft eine Bitte. Mit einer Anzahlung bei der Buchung hast du den Betrag schon, und die Stornierungsfrist entscheidet nur noch, ob er zurückgeht oder nicht.
- Frist festlegen: zum Beispiel 24 oder 48 Stunden vor dem Termin.
- Folge festlegen: Gebühr, Anteil vom Preis oder einbehaltene Anzahlung.
- Sichtbar machen: Buchungsseite, Bestätigung, Erinnerung.
- Absagen leicht machen: ein Link zum Absagen oder Verschieben.
- Ausnahmen regeln: Krankheit, Notfall, erste Absage.
Warum eine Stornierungsfrist für Betriebe mit Terminen zählt
Ein Termin ist Zeit, die du für eine Person freihältst. Sagt sie zwei Stunden vorher ab, bleibt der Stuhl leer, weil niemand mehr nachrückt. Sagt sie zwei Tage vorher ab, kannst du die Zeit neu vergeben, über die Warteliste oder die Buchungsseite. Die Stornierungsfrist zieht genau diese Grenze: Bis hierhin ist die Absage für dich verkraftbar, danach kostet sie dich Umsatz.
Sie hilft auch dem Kunden. Wer weiß, bis wann eine Absage kostenlos ist, sagt eher rechtzeitig ab, statt einfach nicht zu kommen. Eine klare Frist mit einem klaren Link senkt in der Regel die Zahl der No-Shows, ohne dass du jemandem hinterhertelefonieren musst. Und wenn es doch zu einer Gebühr kommt, gibt es keine Diskussion, weil die Regel von Anfang an sichtbar war.
Grenzen und worauf du achten solltest
Eine Stornierungsfrist ist eine Vereinbarung, kein Automatismus. Sie gilt nur, wenn der Kunde sie vor der Buchung sehen konnte und ihr zugestimmt hat. Zu lange Fristen oder zu hohe Gebühren schrecken ab und halten in einem Streit oft nicht stand. Eine Ausfallgebühr sollte in etwa dem Schaden entsprechen, nicht darüber liegen. Was genau erlaubt ist, hängt vom Land und vom Einzelfall ab, bei Unsicherheit lohnt eine kurze rechtliche Prüfung.
Fairness zahlt sich aus. Wer krank wird oder zum ersten Mal zu spät absagt, bekommt bei den meisten Betrieben eine Ausnahme, und genau das solltest du dir vorbehalten. Wichtig ist, dass die Absage für den Kunden so leicht ist wie die Buchung: ein Link, kein Anruf während der Öffnungszeiten.
- Sichtbarkeit: Steht die Frist vor der Buchung, nicht nur in den AGB?
- Verhältnis: Passt die Gebühr zum Schaden und zur Leistung?
- Absageweg: Gibt es einen Link, oder muss der Kunde anrufen?
- Ausnahmen: Krankheit, Notfall und erste Absage kulant behandeln.
- Durchsetzbarkeit: Gibt es eine Anzahlung, oder bleibt die Gebühr eine Bitte?
So macht es terminio.ai
Bei terminio.ai legst du deine Stornierungsregeln einmal in der App fest, und sie stehen auf deiner Buchungsseite, bevor der Kunde bucht. Die Buchungsseite gibt es schon im Paket Free für 0 € mit bis zu 50 Buchungen im Monat. Bei Leistungen, bei denen ein leerer Stuhl weh tut, verlangst du eine Anzahlung oder den vollen Preis bei der Buchung, sicher über Stripe, ohne Konto und ohne App für den Kunden.
Die Frist steht dort, wo sie wirkt: in der WhatsApp-Erinnerung, die von deiner eigenen Nummer kommt. Den Text schreibst du selbst, also auch den Satz zur Frist, und der Kunde sagt über den Link in der Nachricht ab oder verschiebt, ohne anzurufen. In Free sind fünf Erinnerungen im Monat enthalten, in Pro für 19,99 € im Monat unbegrenzt viele. Keine Kosten pro Nachricht, keine Einrichtungsgebühr, monatlich kündbar, Hosting in der EU.
